Gerenciar uma escola requer muitas responsabilidades. Um gestor deve dar conta das mais diversas tarefas. Por isso, é importante contar com um software de gestão para escolas que seja eficiente a fim de otimizar todas as obrigações e deveres do profissional e da realidade da instituição de ensino.

Muitas decisões precisam ser tomadas com eficiência. Um software de gestão para escolas permite que o gestor consiga ter acesso às informações de forma rápida, organizada e centralizada. Com isso, a busca pela qualidade de ensino torna-se mais efetiva.

Para saber da importância de um software de gestão para escolas, é só continuar lendo este artigo. Boa leitura!

Entenda a importância de uma boa gestão escolar

Um gestor é como um navegador. Ele tem que traçar uma rota a seguir, contratar marinheiros que sejam competentes e ter certeza de que cada um está fazendo o seu trabalho corretamente. Além disso, ele tem de verificar se os suprimentos foram comprados e serão suficientes para toda a viagem.

Ele é o principal responsável pelo sucesso da viagem e, sem todo esse planejamento e acompanhamento, o barco estará à deriva, com trabalhadores famintos, e não chegará a lugar algum. Somente com tudo funcionando perfeitamente, a viagem será agradável e o navio chegará em segurança ao seu destino.

Na gestão escolar não é diferente. O gestor é o principal responsável para a escola atingir níveis de qualidade e crescimento, fortalecendo o nome da escola cada vez mais. Mas, para isso acontecer, ele deve estar à par de tudo o que acontece dentro da sua instituição.

Ele deve decidir quais estratégias de marketing serão usadas para conseguir novos alunos, e acompanhar seus resultados para ter certeza de que estão sendo efetivas. No departamento financeiro, deve-se saber se as mensalidades pagas pelos alunos têm sido suficientes para cobrir as despesas e ainda gerar lucro para a instituição.

Na secretaria, verificar se toda a documentação dos alunos está em ordem, e se tem sido feito um bom atendimento para os pais e alunos. Na parte pedagógica, ele deve conhecer o trabalho de seus professores e acompanhar o aprendizado de seus alunos, garantindo a qualidade de ensino.

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Ele deve ainda se preocupar com o estado de conservação do prédio e dos equipamentos. Além disso, ainda tem que gerenciar o tempo de atendimento aos seus clientes, e muitas outras coisas. É realmente muita coisa para uma pessoa só se preocupar. Diante da realidade excessiva de responsabilidades, o software de gestão para escolas surge como uma ótima e valiosa ferramenta para o gestor escolar.

Qual a função do software de gestão para escolas

Um software de gestão tem a função de centralizar e organizar todas as informações da escola em uma plataforma. Isso permite que o gestor tenha acesso, de forma rápida e fácil, a todas as informações que precisar.

Sem ele, o gestor leva muito mais tempo para conseguir organizar e analisar as informações, necessárias para as tomadas de decisão que levam ao aprimoramento da gestão escolar.

Os benefícios do software de gestão para escolas

Ao optar utilizar um sistema de gestão para escola, saiba que são muitos os benefícios oferecidos em todos os departamentos da escola:

Otimização do tempo e do material utilizado

Imagine se um pai pede o histórico escolar de seu filho e o funcionário tem que procurar as informações naqueles arquivos enormes e cheios de papel, para depois passá-las para uma planilha, para então imprimir e entregar ao pai. Lá se foram pelo menos alguns dias de trabalho.

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Se toda a informação já estiver organizada em uma plataforma, o funcionário acessará essa informação de forma muito mais simples, e a resposta a um pedido de um pai será muito mais rápida, deixando-o mais satisfeito. Existe ainda a possibilidade de enviar o documento ao pai por e-mail. Isso proporciona maior praticidade e evita o gasto com papel e impressão.

Tanto na secretaria, quanto no departamento financeiro, pode-se ter maior economia com tempo e material usando boletos virtuais enviados ao e-mail dos pais, lembretes da data de vencimento dos boletos ajudando a diminuir a inadimplência e, se for o caso, mensagens de cobrança de mensalidades em atraso.

Acompanhamento escolar

Esse é um aspecto muito importante da gestão escolar. O acompanhamento do aluno se torna mais fácil com o uso de um software de gestão. Ele oferece um portal do aluno onde pais, alunos e professores podem acessar e encontrar informações essenciais para o acompanhamento do aprendizado do estudante, fortalecendo a parceria entre os pais e a escola.

Os pais têm acesso às notas e faltas do seu filho, bem como a informativos sobre calendário de provas e eventos na escola, por exemplo. Os alunos, por sua vez, têm acesso a materiais extras postados pelos professores e datas de entrega dos trabalhos, colaborando para o estudo continuar, mesmo fora do ambiente escolar.

Já os professores podem acompanhar se os alunos têm feito uso desses materiais extras, e eles têm a facilidade de registrar notas, faltas e conteúdo dado em aula em um diário escolar digital. Em caso de falta, o aluno consegue saber qual foi o conteúdo dado naquele dia e pode estudar em casa e não se “atrasar” na matéria.

Acompanhamento do trabalho dos professores

Por meio do uso de um sistema de gestão para escolas, pode-se também acompanhar o desempenho do trabalho do professor. O gestor pode verificar se o professor tem comparecido às reuniões pedagógicas, se tem conseguido controlar a indisciplina em sala de aula, e se suas aulas têm sido inovadoras com o uso da tecnologia.

Acompanhando o trabalho do professor, o gestor consegue dar um apoio maior ao docente assim que ele apresentar alguma dificuldade. E isso faz com que algumas falhas sejam corrigidas mais rapidamente. Às vezes, tudo o que ele precisa é de motivação e direcionamento para que seu trabalho seja mais produtivo.

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Vale lembrar que a qualidade do trabalho do professor influencia diretamente no aprendizado dos alunos. Conhecendo as necessidades dos seus professores, o gestor pode providenciar cursos ou palestras de formação com assuntos mais direcionados para tais necessidades.

Conhecimento das métricas da escola

As métricas são os indicadores de desempenho da escola. Ao invés de fazer reuniões intermináveis e, muitas vezes, improdutivas, o gestor tem acesso ao desempenho das mais variadas áreas da escola por meio de relatórios e gráficos facilmente acessados, pois as informações ficam salvas na “nuvem”, podendo ser acessadas de qualquer lugar.

Seja sobre a quantidade de matrículas, a taxa de evasão ou o desempenho dos alunos e professores, o conhecimento rápido dessas métricas permite ao gestor focar suas ações onde a escola realmente necessita, ao invés de gastar tempo em setores que estão se saindo muito bem. Pode ser um treinamento para funcionários ou um investimento financeiro, quando a falha é identificada mais rapidamente, ela pode ser logo corrigida evitando maiores transtornos.

Vimos que a utilização de um software de gestão para a instituição de ensino tem como maior objetivo, facilitar a vida do gestor. Por meio da organização e integração de todas as informações de sua escola em uma plataforma, o desempenho de todos os setores passa a ser conhecido, permitindo uma identificação das falhas e agilidade para aplicar soluções.

Comunicação entre educadores, famílias e estudantes

O software de gestão para escolas permite que educadores, famílias e estudantes se comuniquem de forma mais eficiente e eficaz. Essa comunicação aprimorada pode ajudar a melhorar o relacionamento entre as partes envolvidas, o que pode levar a um melhor desempenho acadêmico e uma maior satisfação dos pais.

Com isso, facilita a comunicação em tempo real entre professores, pais e alunos por meio de mensagens, notificações e atualizações sobre o desempenho acadêmico e comportamental dos alunos. Além de permitir o compartilhamento de informações sobre horários, eventos, atividades e reuniões, promovendo uma comunicação transparente.

Organização financeira e administrativa

O software de gestão para escolas ajuda a organizar os processos financeiros e administrativos da instituição de ensino por meio da automação de processos administrativos, como matrículas, controle de presença, avaliações, grade curricular e emissão de boletos.

Além de facilitar a gestão do fluxo de caixa, incluindo pagamentos de mensalidades, controle de inadimplência e gestão de despesas. Dessa forma, essa organização ajuda a reduzir custos, melhorar a eficiência e garantir o cumprimento das obrigações legais.

Acompanhamento da captação e retenção de estudantes

O software de gestão para escolas permite a análise de dados para avaliar a eficácia de estratégias de captação de novos alunos, identificando fontes de origem, taxas de conversão e tendências de inscrição. Com isso, é monitorada a retenção de estudantes, identificando fatores que influenciam a permanência dos alunos na instituição.

Assim, essa análise pode ajudar a melhorar as estratégias de marketing e retenção, o que pode levar ao aumento da matrícula e da receita.

Acesso a relatórios

O software de gestão para escolas fornece acesso a relatórios detalhados sobre o desempenho acadêmico dos alunos, frequência, notas, comportamento e progresso ao longo do tempo. Dessa forma, facilita a análise de dados para identificar padrões, tendências e áreas de melhoria na educação, permitindo a tomada de decisões baseadas em evidências.

Conheça o Proesc.com, software de gestão para escolas

Se você considera que uma plataforma de gestão para escolas também é importante para qualquer instituição de ensino, lhe apresentamos o Proesc.com.

O Proesc é o melhor e mais completo software de gestão para escolas, pois ele pode lhe oferecer todos os benefícios que foram citados ao longo deste artigo e muito mais!

Dentre os benefícios que o Proesc oferece, um deles é a integração com o Moodle, que é um sistema de gerenciamento de aulas EAD, integração com a Anglo, que dá a facilidade e mais agilidade nas correções de provas e simulados, além de possuir um sistema de gerenciamento de entrada e saída de alunos.

Veja a seguir, uma gestora educacional que resolveu os problemas de sua instituição de ensino com o uso do Proesc.com.

Assista o vídeo abaixo:

Você se identifica com essas dificuldades e quer entender melhor como funciona o software de gestão para escolas do Proesc, entre em contato conosco. Esperamos você!

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