Um dos principais objetivos traçados para uma instituição de ensino é tornar-se uma referência para a comunidade. Para tanto, é preciso desenvolver uma gestão escolar de qualidade, capaz de ser o alicerce da expansão e notoriedade da escola. Para um bom gestor, crescer não é o suficiente. É necessário manter o controle e a qualidade do serviço prestado. Ou seja, garantir que a escola esteja oferecendo alto índice de aprendizado e influenciando positivamente todo o cenário ao seu redor.

Dicas para uma gestão escolar de qualidade

A gestão financeira e pedagógica são fatores que influenciam diretamente na qualidade de uma instituição de ensino. Entretanto, esses não são os únicos fatores. Se você quer entender as características fundamentais de uma gestão escolar de qualidade, veio ao lugar certo. Neste post, reunimos os principais influenciadores para uma gestão escolar de qualidade. Continue a leitura para entender, detalhadamente, como cada um desses elementos impactará no seu cotidiano de gestor. Acompanhe!

Fazer um planejamento escolar

Para conseguir conquistas, é fundamental ter um planejamento. Portanto, se você procura uma gestão escolar de qualidade, o primeiro passo a ser dado é elaborar um completo e preciso planejamento escolar. Sua definição ajudará a apontar os caminhos e percursos da instituição de ensino a fim de alcançar e superar as metas estabelecidas. O planejamento escolar permite que você determine um objetivo a ser alcançado, como crescer em números de alunos, conquistar um número maior de aprovações em vestibulares, expandir o espaço físico etc. Tendo um foco maior, é possível destrinchá-la em metas menores, espalhadas ao longo do ano. Por exemplo, a fim de garantir um número maior de estudantes aprovados em vestibulares, a gestão escolar agirá de determinada maneira nos primeiros três meses do ano. Assim, o gestor poderá acompanhar o desenvolvimento das atividades e perceber se o objetivo final será alcançado ou se será necessário fazer pequenos ajustes na rota. O momento mais adequado para elaborar um planejamento escolar é antes do início do período letivo. Pois, assim, será possível estabelecer os objetivos e criar estratégias para alcançá-los em tempo hábil. Com um plano bem elaborado, ficará mais fácil de agir em situações de imprevistos. Afinal, será mais fácil identificar a melhor maneira de lidar com qualquer empecilho. Além disso, você poderá elencar os problemas ocorridos no ano anterior, a fim de tirar lições e metodologias para amenizá-los durante o próximo período letivo.

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Pular essa etapa — ou, simplesmente, negligenciá-la — poderá prejudicar o crescimento da instituição. Sem controle específico sobre os rumos a serem tomados, a escola seguirá perdida durante todo o período letivo, o que pode causar prejuízos, alta taxa de evasão escolar e queda na qualidade de ensino.

Cuidar da gestão financeira

Com um planejamento escolar bem elaborado é possível passar para a próxima etapa. Para atingir qualquer objetivo traçado, é importante que a instituição de ensino esteja equilibrada financeiramente. Por isso, controlar as receitas e despesas é fundamental, a fim de evitar prejuízos e falta de equipamentos ou materiais. Para tanto, é preciso criar um plano orçamentário. Nele, estará contemplado qualquer tipo de gasto fixo que a escola tenha, como a compra de materiais para limpeza, higiene básica, produtos de papelaria, insumos para a cantina, livros didáticos etc. Outro fator a ser considerado é o salário dos colaboradores e do corpo docente. O planejamento escolar poderá ajudar, já que ele aponta a carga horária de cada disciplina e, consequentemente, o período da jornada semanal de cada profissional. Dessa forma, é possível calcular corretamente os vencimentos dos professores.

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Além das despesas, é preciso estimar as receitas. O número de estudantes matriculados é fundamental para estimar os valores a serem recebidos. Esse cálculo permite entender quantos estudantes inscritos são necessários para que a escola tenha uma saúde financeira mensal equilibrada. Ou seja, quando os gastos não são superiores aos ganhos. Lembre-se de sempre ter um dinheiro reserva, afinal, imprevistos podem acontecer. Ter fornecedores e prestadores de serviço de confiança ajuda nesse controle, pois é possível saber a média de valor a ser investido para o ajuste de um problema hidráulico, por exemplo. Além disso, parte do recurso deve ser retornado como investimento para o crescimento do colégio. Afinal, para tornar-se uma referência, é preciso manter a excelência em qualidade de ensino, com professores qualificados e métodos pedagógicos modernos.

Investir na comunicação interna

O relacionamento entre os colaboradores, corpo docente, equipe financeira e pedagógica é fundamental para o crescimento da instituição de ensino. Dessa forma, é preciso manter uma comunicação franca e disponível entre a gestão escolar e todo o time de profissionais que atuam na escola. Deve-se ir além das reuniões periódicas e os bate-papo entre professores, coordenadores e colaboradores. A comunicação interna precisa ser estruturada e organizada a fim de passar as informações essenciais, de maneira mais eficiente. Assim, o primeiro passo a ser dado para a elaboração de um plano de comunicação é entender qual é o cenário atual da instituição escolar. Ou seja, diagnosticar o modo como as informações são repassadas e se ele é eficaz para manter a equipe engajada e com pleno conhecimento das atividades a serem realizadas. Um modo para perceber esse cenário é reunir a equipe e coletar feedbacks sinceros sobre o fluxo comunicacional. Procure entender se há alguma deficiência a ser ajustada, ou necessidade não atendida pelo modelo atual, além de estimular as pessoas a colaborarem com sugestões e alternativas. Um bom plano comunicacional contempla as necessidades dos colaboradores, sem deixar de lado os fatores primordiais. Fatores como encontros de formação, calendário letivo, atividades realizadas para estimular a leitura, eventos esportivos, reuniões etc. Após compreender quais informações são cruciais para os membros da escola, é necessário entender quais são as ferramentas mais utilizadas pelos funcionários para receber esses dados. É primordial estabelecer os mecanismos de diálogo, contando com a demanda de toda a equipe. Existem algumas alternativas a serem implementadas na instituição para atender esses anseios:

• mural: posicionado em um local estratégico, visível e de circulação obrigatória do público-alvo, ele pode repassar dados importantes. Dados como a atualização da rotina, sugestões de livros, novidades sobre a escola, ações que estão acontecendo etc. Para garantir a leitura, é aconselhável mesclar informações com gravuras;
• caderno de comunicados: informações importantes podem ser repassadas por meio desse recurso, afinal, o leitor deverá assinar como comprovação de que está ciente da informação;
• e-mail: um recurso ágil e fácil para repassar informações para um grande grupo de pessoas. É possível instalar programas que notifiquem o mandatário sobre a leitura do conteúdo;
• bilhetes e comunicados avulsos: quando o assunto é direcionado a uma pessoa, o ideal é deixar uma comunicação exclusiva. Por isso, os bilhetes e comunicados podem ser de grande auxílio;
• reunião: para abordar assuntos que envolvam todo o ambiente escolar, é imprescindível convocar todas as pessoas interessadas para participar de uma reunião. Esse é um espaço democrático, em que a participação é direta e a divergência de pensamentos poderá ser solucionada no ato.

Todas essas estratégias não são excludentes. Isso significa que o plano de comunicação do colégio poderá contar com diferentes alternativas simultaneamente. Entretanto, é preciso ter atenção para não replicar as informações ou deixá-las desatualizadas. Eleger uma pessoa responsável pela coleta e divulgação é uma alternativa positiva a ser tomada.

Endomarketing

Conhecido também como Marketing Interno, o endomarketing atua na percepção dos colaboradores a respeito de uma empresa. Embora esse conceito possa parecer mercadológico demais, ele é bem útil em instituições de ensino. O ponto chave dessa estratégia é manter uma equipe de profissionais engajada e motivada na sua atuação. Dessa forma, professores e colaboradores ficam mais dispostos e felizes no ambiente escolar e, consequentemente, o nível de ensino é impactado com melhores resultados. Para aplicar o endomarketing no colégio, é preciso entender qual é a visão que o time escolar têm da instituição. Para ter respostas mais acertadas, é possível criar um espaço em que os feedbacks possam acontecer de forma anônima. Assim, é garantido ao profissional que não haverá nenhuma retaliação em caso de críticas. A gestão escolar poderá coletar e analisar todas as respostas obtidas, a fim de implementar atividades que aumentem o engajamento e a motivação no ambiente de trabalho. Um dos mecanismos para isso é o treinamento de equipes. Entretanto, existem outras ferramentas, como:

• palestras motivacionais;
• integração entre professores e funcionários;
• plano de carreira;
• capacitações profissionais;
• reconhecimento;
• pesquisa de satisfação;
• eventos abertos à comunidade.

Prezar pela comunicação com familiares e alunos

Além de manter uma equipe entrosada e motivada, a comunicação também é um excelente recurso para engajar os estudantes e familiares, além de atrair novas matrículas. Por isso, é válido investir em estratégias que aproximam a instituição escolar de toda a comunidade. O marketing dentro da gestão escolar deve atuar em dois pilares: atração e fidelização. Enquanto a primeira busca novas matrículas, externalizando a imagem e referência em ensino do colégio, a segunda trabalha para reduzir a evasão escolar.

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Para uma boa estratégia é preciso pesquisar, planejar e acompanhar os resultados. Conversar francamente com os familiares é uma maneira de coletar informações sobre o atual panorama da comunicação e possibilidades de melhorias.

Atraindo novos alunos

Para conseguir atrair novas matrículas, é fundamental conhecer o seu público. Ou seja, traçar um perfil sobre como é o comportamento, os anseios e as necessidades que as pessoas que procuram a instituição escolar têm. Com esse conhecimento, é possível elaborar uma comunicação adequada e direta. Por exemplo, nos primeiros anos da vida escolar, é comum que os familiares sejam os donos da tomada de decisão em fazer, ou não, a matrícula. Os estudantes começam a influenciar esse cenário com o passar dos anos, assumindo a autonomia para decidir (quase total) na faculdade. Dessa forma, é preciso direcionar a comunicação para oferecer respostas para os anseios do seu público, tais como: o ambiente escolar é seguro para o meu filho? Qual a rotina dentro das salas de aula? Qual o diferencial da universidade? É possível convidar os interessados para uma visita coordenada, utilizando o site para agendamento. Além disso, é válido manter a conversa com troca de e-mails ou, até mesmo, pelas redes sociais. Esse diálogo pode ser mantido por todo o ano letivo, não sendo exclusivo para o momento de campanhas de matrículas.

Fidelizando seus alunos

A taxa de retenção de alunos é um indicativo fundamental para a gestão escolar ficar atenta. Isso porque ela ajuda a manter um orçamento equilibrado, seguro e saudável. As matrículas causam um impacto direto no investimento em infraestrutura e gestão pedagógica. Pensando nisso, fortalecer o relacionamento com os familiares e estudantes é uma maneira de fidelizá-los e mostrar que a instituição atende às expectativas. Para tanto, manter reuniões periódicas, apresentando todo o progresso acadêmico, com o desenvolvimento das habilidades e aptidões é fundamental. Ao mesmo tempo, a escola precisa investir em estabelecer o sentimento de pertencimento em seus alunos, fazendo com que eles sintam orgulho por participarem da instituição. Os estudantes passam grande parte do seu dia dentro do colégio, por isso, é preciso que eles se conectem com o ambiente, criando um espaço saudável. Desenvolver atividades que envolvem toda a comunidade é de grande auxílio para esse processo de fidelização. O controle da evasão escolar ajuda na gestão financeira de escolas, mantendo o orçamento dentro das expectativas.

Monitorar o desempenho dos estudantes

Para tornar a escola em uma referência de ensino, é preciso garantir a qualidade em todo o processo de aprendizagem. Logo, ter atenção em indicadores relacionados ao desempenho dos estudantes é fundamental. Não basta apenas armazenar as informações, como notas obtidas nas avaliações. É preciso compreender o que elas refletem, fazendo uma reflexão com o comportamento dos alunos dentro de sala de aula. Por isso, monitorar o desempenho dos estudantes envolve acompanhar métricas relacionadas ao desenvolvimento pedagógico.

Frequência

Quando um estudante falta frequentemente em determinada disciplina, isso pode significar desengajamento ou dificuldade de compreensão da matéria. A presença é essencial para o desenvolvimento acadêmico pois, a cada ausência, o estudante perde oportunidades de aprender o conteúdo. Conferir o cronograma de cada disciplina e comparar a frequência dos estudantes a cada semana ajuda a gestão escolar compreender qual o conteúdo que gera maior dificuldade e, diante desse cenário, é possível criar estratégias de abordagens diferentes. É possível sugerir ao professor da disciplina o uso de materiais multimídia ou, quando possível, aulas práticas e excursões.

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Média de notas

Monitorar esses números ajuda a compreender os quadros de evolução e involução de cada estudante ou turma. Assim, é possível perceber se há a necessidade de criar estratégias de engajamento e reforço, como plantões de dúvidas, grupos de estudo etc. Além disso, a gestão escolar pode comparar as médias das turmas a fim de avaliar o cenário de cada um e propor soluções personalizadas. As médias de notas também ajudam a perceber o desenvolvimento acadêmico de cada disciplina. Assim, é possível detectar o nível de compreensão e aprendizagem do estudante,

Contar com um software de gestão escolar

O cenário de inovação pede para que o colégio esteja preparado para otimizar seus processos e ofereça agilidade e eficiência em seu atendimento. Portanto, investir em software de gestão escolar é uma necessidade cada vez mais recorrente. Por meio de um sistema de gestão eficiente é possível tornar o contato entre escola e familiares muito mais dinâmico, fácil e estratégico. É possível economizar em serviços e materiais, ao oferecer informações digitais atualizadas e instantâneas. Dessa forma, a otimização de processos escolares torna-se realidade. Por exemplo, é possível integrar as informações em um sistema capaz de controlar toda a estrutura financeira, gerenciar o desenvolvimento acadêmico e fortalecer o relacionamento com pais e alunos. Esses sistemas foram criados para atender as urgências das instituições de ensino, gerenciando os indicadores de qualidade da gestão escolar e promovendo um serviço de relevância. Com eles, os professores podem enviar conteúdos exclusivos e complementares para auxiliar o processo de aprendizagem, por exemplo. Informações cadastrais ficam armazenadas e seguradas. Assim, as secretarias não precisam preocupar-se com o grande fluxo de pastas e papéis. Com o acesso on-line, fica mais fácil realizar transferência de matrículas e geração de boletins. Na questão financeira, o software de gestão também é de grande auxílio. Afinal, o volume de recebíveis é considerável e, conforme o período de vencimento das mensalidades, podem acontecer em vários dias ao longo do mês. Manter esse controle automatizado ajuda a inibir os erros e manter um controle mais fiel do orçamento.

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Além disso, esses sistemas auxiliam no controle de inadimplentes. É possível gerar notificações dias antes do vencimento, a fim de recordar o período de pagamento. Alguns programas oferecem a integração bancária, com cobrança automática de mensalidades e emissão de boleto bancário. Outras vantagens em contar com esse tipo de serviço está na emissão dos relatórios escolares, adequação de documentos personalizados com as necessidades de cada instituição e controle de turmas e matrículas digitais.

Automatizar processos

A tecnologia pode ser de grande auxílio para oferecer uma gestão escolar de qualidade, diminuindo os riscos de erros humanos. Para tanto, é possível adotar a automação dos processos, garantindo que as tarefas sejam sistematizadas e operacionadas por um software de gestão. Uma das principais vantagens em adotar esse recurso está no aumento da eficiência. Afinal, com as tarefas programadas e sistematizadas, os processos são seguidos de forma organizada e sem perda de informações. Além disso, ao automatizar processos fica mais fácil fazer o monitoramento. Com isso, a gestão escolar pode acompanhar mais de perto cada etapa a ser realizada, registrando as informações e gerando relatórios mais precisos. Esse recurso também ajuda a fortalecer o relacionamento com os alunos e familiares, já que pode oferecer mensagens automatizadas em datas comemorativas, informar sobre eventos a serem realizados pela instituição, transmitir lembretes sobre o cronograma escolar etc. Ou seja, a automatização é um recurso que traz benefícios para diferentes setores do colégio, principalmente o administrativo, o financeiro e o acadêmico.

Acompanhar os indicadores de qualidade (KPIs)

Uma gestão escolar eficiente deve sempre estar atenta para os indicadores de qualidade (KPIs), pois eles refletem o desenvolvimento da instituição, apontando os caminhos a serem melhorados e as atividades que estão dentro do parâmetro de eficiência. Esses indicadores são variados, pois alguns são estabelecidos pela própria instituição, enquanto outros são estabelecidos pelo Governo Federal. Os indicadores são divididos em três categorias: estratégicos, sala de aula e desempenho dos professores. Sendo que cada um tem métricas específicas a serem acompanhadas:

• estratégicos: taxa de novos alunos, avaliação de satisfação dos professores e alunos, número de evasão;
• sala de aula: frequência dos alunos, média de notas, avaliação dos professores;
• desempenho dos professores: taxa de assiduidade, capacidade de avaliação, inovação na metodologia didática, qualificação.

Acompanhando essas métricas, a gestão escolar poderá monitorar a taxa de qualidade, certificando-se de estabelecer estratégias para recuperar setores defasados.

Indicares nacionais de educação

Além dos indicadores de qualidade, o Governo Federal estabeleceu, por intermédio do Ministério da Educação (MEC), avaliações que extrapolam os muros da escola e classificam a instituição, baseando-se nos resultados obtidos em Exames aplicados em todo o território nacional. Os números são fundamentados no Índice de Desenvolvimento de Educação Básica (Ideb), no Sistema de Avaliação da Educação Básica (Saeb), no Exame Nacional do Ensino Médio (Enem) e no Exame Nacional de Desempenho de Estudantes (Enade). Os resultados dessas avaliações impactam diretamente o desenvolvimento do ano letivo, pois são indicadores de melhorias e avanços que precisam ser colocados em prática durante o cronograma escolar. Atualmente, a nota alcançada no Enem é utilizada para a aprovação em universidades públicas por meio do Sistema de Seleção Unificada, e em faculdades privadas, por meio do Prouni. Portanto, muitos familiares e estudantes optam por instituições de ensino que tenham alcançado um número considerável de aprovação. Além disso, alcançar um alto índice em qualquer uma dessas avaliações é um excelente mecanismo de divulgação e comprovação da eficiência acadêmica do colégio, capaz de garantir uma imagem de referência na região. Para firmar uma gestão escolar de qualidade é preciso levar cada fator que influencia na construção da imagem do colégio. Por isso, contar com um software de gestão auxilia em todo o processo. Ajudando a diminuir os erros e aumentando a eficiência em todos os setores. Agora que você compreendeu quais os fatores a serem considerados para manter uma gestão escolar de qualidade, aproveite a sua visita para conhecer a importância do software de gestão para escolas.

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