Transformação digital é um conceito revolucionário que já conquistou o mercado, e agora encontrou o caminho para o segmento escolar. Trata-se não apenas da virtualização dos processos da instituição, mas da convergência total entre eles, visando atingir objetivos e intensificar resultados.

Para tanto, não basta que a escola inclua recursos digitais em todas as atividades. Transformação digital implica em estratégia, em uso inteligente e estruturado da tecnologia com propósitos claros e escaláveis, como o aumento do número de matrículas, de retenções, de produtividade, de economia, de qualidade do ensino, etc. A escola que vivencia esse conceito não “utiliza” a tecnologia, e sim se estrutura sobre ela.

É claro que a jornada é gradual. A instituição de ensino não precisa ir do nível tecnológico zero até o máximo para aderir à transformação digital. O amadurecimento ocorre em etapas, mas é importante começar o quanto antes para não ficar muito distante dos concorrentes e da realidade que está além dos muros da escola.

Passos para a transformação digital

Escolas que ainda têm muitos processos físicos ou manuais para comunicação e gestão escolar – como por exemplo agendas de papel, planilhas, envio de e-mails, ligações, etc. – podem dar o primeiro passo para a transformação digital eliminando esses recursos e adotando ferramentas digitais mobile desenvolvidas especificamente para as necessidades escolares.

Aquelas que já usam agenda digital e app de gestão escolar estão prontas para, efetivamente, transformarem-se digitalmente, passando para o próximo nível e estendendo o conceito para todos os ecossistemas da escola: diretoria, coordenação pedagógica, equipe docente, administrativo, financeiro, secretaria, cantina, biblioteca, portaria, transporte escolar, marketing, etc. Para uma eficiência máxima, os fluxos de trabalho das equipes devem funcionar de forma totalmente integrada, como partes de um todo que buscam cooperativamente um resultado macro, em uma perspectiva 360°.

Quando isso acontece, a instituição de ensino já começa a colher os resultados da transformação digital. O principal deles diz respeito à produtividade dos colaboradores, que aumenta exponencialmente, pois as atividades ganham agilidade, o retrabalho diminui e diversas tarefas passam a ser realizadas com automação.

Nesse nível de maturidade as escolas também se valem da transformação digital para oportunidades estratégicas, utilizando o mesmo canal no qual todas as informações estão convergidas para criar campanhas de marketing e endomarketing, captar alunos e gerar receita, fazendo por exemplo a comercialização de produtos escolares de uma rede de fornecedores por marketplace.

Após esse estágio, o próximo passo para uma transformação digital total é a inclusão de Inteligência Artificial (IA)  nos processos. O uso de IA permite uma potencialização de resultados imensa. É possível, por exemplo, colocar atividades repetitivas nas mãos de robôs; obter o diagnóstico do sentimento de pais, alunos e colaboradores em uma linha do tempo pelo mapeamento do humor das interações; e antecipar cenários favoráveis e desfavoráveis para a escola usando análise preditiva.

Cenário de uma escola com transformação digital

O dia a dia de uma escola que vivencia plenamente a transformação digital é mais ou menos assim:

Chegada / Saída

O aluno chega na escola, passa pela catraca eletrônica e os pais recebem a notificação da entrada dele automaticamente no celular. Na hora da saída, o porteiro recebe em uma tela as informações de geolocalização dos pais dos estudantes, que são enviadas diretamente do app de comunicação que está no celular dos responsáveis. Pode então saber quais crianças já estão prontas para ser liberadas, evitando a formação de filas e as infrações de trânsito em frente à escola.

Cantina

Na hora do recreio o aluno compra o lanche na cantina com uma moeda digital cujos créditos foram carregados pelos pais via aplicativo. Os colaboradores da cantina já sabem de todas as restrições alimentares que os estudantes daquela instituição têm, pois há um canal direto de comunicação entre eles e os pais, o que ajuda a evitar que as crianças e adolescentes façam a ingestão de alimentos para os quais têm alergias ou intolerâncias. Tudo o que as crianças compram para a merenda fica registrado em um histórico, que pode ser conferido pelos responsáveis por app.

Comunicação

Os recados trocados entre pais e colaboradores da escola são enviados por agenda digital. A forma como essa troca ocorre favorece a produtividade das equipes, pois os colaboradores/gestores conseguem enviar um recado massivamente para todos os pais da turma, da escola ou até de uma rede de escolas. Quando há a necessidade de um retorno aos pais, ele acontece em horários previamente estipulados pela própria instituição de ensino. Tudo pode ser monitorado pelos gestores, que detêm o controle sobre a comunicação escolar.

Gestão / Comunicação

Quando os colaboradores da escola precisam enviar documentos referentes ao aluno para os pais, a integração possibilita que esses dados sejam puxados automaticamente do sistema de gestão da escola e recebidos pelos responsáveis por aplicativo de comunicação.

Captação de alunos

A captação é feita por inbound marketing. A escola cadastra na plataforma de comunicação e marketing todas as pessoas que passam por lá pedindo informações, ou que se cadastram diretamente em formulários do site ou das redes sociais. Depois, coloca-as em trilhas de marketing e passa a nutri-las com conteúdos sobre a instituição, até que estejam prontas para realizar a matrícula. Quando isso acontece, a escola envia a elas uma pesquisa de intenção de matrícula e, para todas que responderem sim, envia o contrato com opção de aceite digital. Havendo o aceite, a matrícula está concluída!

Finalizando

A transformação digital chega ao segmento escolar para evoluir todos processos, permitindo que sejam mais rápidos, efetivos e econômicos. Isso é possível porque o digital rompe barreiras físicas, e consegue fazer com que todos ecossistemas da escola atuem como um organismo único, obtendo resultados que antes não podiam nem ser imaginados.

No tópico acima você viu uma pequena centelha do que é o dia a dia de uma escola que já experimenta a transformação digital, mas as possibilidades vão muito além, e um post é pouco para abarcá-las. Então se você quer que a sua instituição de ensino alcance objetivos e fique aderente com o mundo que a cerca, abra-se para essa ideia!

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