10 dicas para um controle de caixa escolar eficiente

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Gestão Financeira

12 minutos

20 de março de 2017

Todo empreendimento organizado precisa ter controle sobre a entrada e a saída de dinheiro de seus caixas. O fluxo de caixa escolar é como o pulmão que mantém seu negócio vivo. Assim, o controle de caixa escolar, se ocorrer de forma ordenada, permite que o estabelecimento faça investimentos e pague suas contas em dia. Veja, neste artigo, as melhores estratégias para organizar o movimento de caixa da escola e atingir seus objetivos como gestor. Continue a leitura e saiba mais!

O que é e como funciona fluxo de caixa escolar?

O fluxo de caixa escolar é uma ferramenta financeira que permite acompanhar e controlar as receitas e despesas de uma instituição de ensino. É uma análise detalhada dos valores que entram e saem da escola em um determinado período. O objetivo principal do fluxo de caixa escolar é fornecer informações precisas sobre a saúde financeira da escola, permitindo uma melhor gestão dos recursos e tomada de decisões mais embasadas. Ele ajuda a identificar os momentos de maior entrada e saída de recursos, prevendo possíveis necessidades de captação de recursos ou de ajustes nos gastos. Para elaborar o fluxo de caixa escolar, é necessário reunir informações sobre todas as fontes de receita da escola, como mensalidades, matrículas, serviços adicionais, entre outros. Além disso, é importante listar todas as despesas, como:

salários dos funcionários;
contas de energia e água;
materiais de escritório;
investimentos em infraestrutura.

O fluxo de caixa escolar é composto por duas seções principais: entrada de recursos (receitas) e saída de recursos (despesas). Na seção de entrada, são registradas todas as fontes de receita da escola, especificando a data de recebimento e o valor. Na seção de saída, são listadas todas as despesas, também com datas e valores correspondentes. A diferença entre as receitas e despesas resulta no saldo de caixa em determinado período. Esse saldo pode ser positivo, indicando que a escola está gerando mais receitas do que despesas, ou negativo, o que indica uma situação deficitária. Com base nesses dados, é possível elaborar um plano de ação para tomar medidas corretivas ou planejar investimentos futuros. O fluxo de caixa escolar pode ser elaborado manualmente, utilizando planilhas eletrônicas ou por meio de software específico de gestão financeira, como o Proesc. É importante atualizá-lo regularmente, registrando todas as transações financeiras da instituição para garantir a precisão das informações.

Qual a importância do controle de caixa escolar?

Uma instituição de ensino também é uma empresa. Portanto, a gestão financeira de uma escola precisa lidar com alguns problemas como a inadimplência. Simultaneamente, é necessário fazer investimentos para continuar atendendo às exigências de pais e alunos, mantendo-os interessados em renovar as matrículas. Com isso, o controle de caixa escolar desempenha um papel fundamental na gestão financeira de uma instituição de ensino, proporcionando um acompanhamento financeiro preciso e detalhado sobre as receitas e despesas da escola. Assim, baseado nas informações fornecidas pelo fluxo de caixa, os gestores da escola podem tomar decisões mais embasadas e estratégicas. Eles podem avaliar a capacidade financeira da escola para realizar investimentos, como:

melhorias na infraestrutura;
contratação de professores;
aquisição de materiais e equipamentos.

Além disso, o fluxo de caixa auxilia na identificação de períodos de maior disponibilidade financeira, permitindo que a escola planeje estratégias de crescimento e expansão mais adequadas. Outro aspecto importante é o planejamento financeiro. Com o fluxo de caixa, a escola pode projetar suas receitas e despesas futuras, o que é fundamental para um planejamento eficiente. Isso possibilita antecipar possíveis necessidades de captação de recursos ou ajustes nas despesas, evitando problemas de fluxo de caixa negativo e garantindo a sustentabilidade financeira da instituição. Ainda, o fluxo de caixa escolar auxilia na gestão de pagamentos e recebimentos, permitindo que a escola acompanhe prazos e organize suas obrigações financeiras de forma adequada. Ele também facilita a identificação de inadimplências e ações para a sua redução, garantindo uma melhor gestão das finanças da escola. Por fim, a organização do fluxo de caixa escolar contribui para a transparência e prestação de contas. Ao manter registros precisos e organizados das movimentações financeiras, a escola tem condições de apresentar informações claras e confiáveis aos órgãos de fiscalização, aos pais e responsáveis dos alunos e demais partes interessadas.

Como manter o controle de caixa escolar?

1. Registre todas as movimentações financeiras

O fluxo de caixa escolar deve ser atualizado diariamente. Logo de manhã, assim que o colégio iniciar suas atividades, a tesouraria ou a pessoa responsável pelo setor de finanças deve abrir o caixa e iniciar a movimentação. Tudo deve ser registrado — desde os pagamentos das mensalidades até as compras de materiais de escritório. Ao final do dia, é importante fechar o caixa e gerar um relatório. Isso ajudará você a ter mais controle de caixa escolar e a reduzir os custos financeiros de sua instituição.

2. Entenda as diferenças entre os tipos de gastos

Saber as diferenças entre os tipos de gastos facilita a geração de relatórios e o controle de caixa escolar. Veja:

custos — dinheiro gasto para produzir o que é oferecido ao público. No caso de uma escola, podemos exemplificar com o salário dos professores;
despesas — dinheiro gasto para vender o produto e gerar receitas. Por exemplo: investimento em marketing e propaganda.
perdas — gastos imprevistos como a queima de um roteador;

Agora que esclarecemos os termos, ficará mais fácil continuar a leitura do artigo e visualizar as contas da escola.

3. Organize suas contas a pagar

A disciplina com as contas a pagar é fundamental para o sucesso da escola. Assim, uma maneira simples de manter esta organização e o controle de caixa escolar é dividi-las em categorias. É importante que a planilha de contas não seja apenas um arquivo de Excel, alimentado pelo nome do fornecedor e o valor. Para organizar o fluxo de caixa escolar, é importante prever os gastos futuros e realizar investimentos. Deve-se também separar as despesas fixas das variáveis. Sua planilha de custos ficará mais ou menos assim:

Despesas fixas

Salários;
aluguéis (estrutura, sistemas, impressoras etc.);
limpeza e conservação;
segurança e vigilância;
internet.

Despesas variáveis

Materiais de escritório;
manutenção (troca de lâmpadas queimadas, por exemplo);
água, luz e telefone.

Para realizar a previsão de gastos no fluxo de caixa escolar, basta escolher um intervalo de tempo e analisar o total de despesas. É indicado um acompanhamento durante 12 meses devido a períodos como os de férias, verão ou rematrícula, que demandam o uso de mais equipamentos e de recursos como telefone e ar-condicionado. Essa estimativa é indispensável para a escola poder planejar ações de marketing e investimentos em sua infraestrutura.

4. Mapeie os valores recebidos e a receber

Cheque o saldo de todas as contas de sua escola, além dos valores depositados em cofre, dos fundos de investimentos e de outros recursos. É importante saber o quanto se tem para entender até onde é possível crescer e estabelecer metas. As mensalidades em atraso podem ser negociadas com mais facilidade quando as planilhas são atualizadas, pois o valor que deve ser recebido por mês estará determinado. Assim, a escola poderá firmar contratos de pagamento com os responsáveis e, consequentemente, reduzirá a inadimplência, já que as dívidas serão quitadas.

5. Trabalhe com análise e previsão de recebíveis

Uma vez que o fluxo de caixa escolar está atualizado, é possível prever quais serão os próximos passos de sua empresa. Há a possibilidade de se fazer investimentos, como a inclusão de novos projetos escolares? Ou, ainda: existem muitas dívidas desnecessárias, que podem ser cortadas para um melhor aproveitamento do dinheiro que sobra? Mês a mês, você acompanhará os cortes, os efeitos positivos de uma economia praticada e os resultados dos investimentos feitos de acordo com cada planejamento. É essencial que a projeção seja realizada com uma base de dados real, para o resultado ser o mais fiel possível. Veja algumas dicas para não errar no fluxo de caixa escolar:

projete sua receita a partir do número de alunos já matriculados;
atualize a projeção somente quando novas matrículas forem efetivadas ou houver alguma desistência;
insira o valor de novos investimentos que já estiverem programados;
estipule uma quantia para emergências.

Saber negociar com fornecedores também é outra habilidade que pode salvar o orçamento de seu estabelecimento e te ajudar a controlar o caixa escolar. Como o recebimento é mensal e cada matrícula tem a duração média de um ano, podem ocorrer atrasos e a redução da receita mesmo com a prevenção para os prejuízos da inadimplência. Por esse motivo, nem sempre pagar o menor preço por um produto é vantajoso. A análise de custos e recebimentos pode revelar que uma condição de pagamento facilitada é mais segura para o fluxo de caixa escolar do que uma compra realizada com desconto e à vista.

6. Tome decisões imediatas

Controlar o fluxo de caixa escolar não deve se resumir à entrada e à saída do dinheiro para investir e facilitar o recebimento de mensalidades em atraso. Há muitos contratempos — que exigem soluções imediatas — na gestão financeira de qualquer negócio. Mas de que forma a diretoria de uma escola pode se antecipar e evitar grandes prejuízos? Vamos recapitular, brevemente, o que foi visto até agora:

atualização diária do caixa;
organização das despesas;
controle das receitas;
análise e previsão de custos;
otimização dos processos financeiros, administrativos e pedagógicos por meio de tecnologia.

Se você seguir todos esses passos, conseguirá identificar, quase em tempo real, quando alguma conta não estiver fechando. Isso porque será possível saber, exatamente, de onde o dinheiro está vindo e como está sendo gasto. É assim que você detectará as dívidas desnecessárias, os produtos que poderiam ter sido comprados à vista, o que deveria ter sido parcelado e as ações que não estão trazendo o retorno esperado no fluxo de caixa escolar. Isso o permitirá fazer novas negociações, modificar algumas atitudes e cancelar operações enquanto há tempo.

7. Implemente novas políticas financeiras

Existem outras soluções básicas que podem salvar o caixa de sua instituição. Se, mesmo com o pagamento de grande parte das mensalidades em dia, você ainda percebe que as contas ficam um pouco apertadas em alguns períodos do mês, que tal trocar a data de vencimento das faturas de água e luz? Após acompanhar os relatórios durante alguns meses, você também pode estudar uma data de vencimento em que consiga realizar os pagamentos com os recebidos do mês anterior. Para que isso seja possível, é necessário implantar uma nova política financeira, em que os balanços sejam feitos frequentemente. Analise as receitas e despesas semanal, quinzenal e mensalmente antes de readequar a programação de pagamentos. Não se esqueça, também, de que a comunicação com seus colaboradores é muito importante nessa tomada de decisão. Questione sobre as dificuldades e o que eles ouvem dos pais de seus alunos. Peça a opinião de quem apoia a sua instituição, fazendo a linha de frente com os clientes.

8. Siga passos básicos planejados

Tenha cuidado para não confiar apenas no planejamento e acabar se acomodando. O básico deve continuar sendo realizado: pagar as contas em dia, renegociar dívidas, registrar todas as contas e, sempre que possível, adiantar o pagamento de fornecedores que ofereçam descontos em caso de antecipação. Uma boa gestão financeira mantém o fluxo de caixa escolar saudável. Ao organizar custos, gastos e despesas, o essencial flui normalmente.

9. Tenha uma política orçamentária inteligente

Uma política orçamentária inteligente usa o controle de caixa escolar a seu favor. Os relatórios gerados por meio dessa prática ajudam a escola a angariar mais verbas entre os mantenedores. Portanto, use a inteligência para garantir o aumento deste capital!

10. Utilize um sistema de gestão online

Você deve estar imaginando como tantos processos podem ser feitos de maneira simplificada, ou, ainda, que controlar o fluxo de caixa escolar demanda um tempo que você e seus funcionários não têm. Pensando no negócio e em melhorar o seu trabalho como gestor, foram criadas soluções online para a gestão de escolas. A grande vantagem é que um sistema completo ajuda no controle financeiro da instituição e impacta, de maneira positiva, no trabalho de toda a equipe administrativa e pedagógica, além de facilitar a vida dos pais.

Como o Proesc ajuda a controlar o fluxo de caixa da escola?

Para simplificar esse trabalho, você pode contar com a ajuda do proesc.com. O Proesc conta com vários recursos criados para organizar o fluxo de caixa da escola. Um sistema de gestão financeira escolar completo para gerar boletos e que extinguiu o arquivo de retorno. Com o sistema do Proesc, é possível dar baixa automática na parcela paga e enviar o recibo para o e-mail do cliente. Além de gerar relatórios estratégicos mostrando toda a situação financeira da sua escola, em tempo real, podendo abrir e fechar o caixa e acompanhar os movimentos. A disciplina é fundamental para manter o caixa sempre atualizado — e contar com ferramentas tecnológicas ajuda (e muito!) nos resultados ao fim do mês. Esse é o grande segredo de escolas consolidadas: acompanhar atentamente as finanças da instituição da maneira mais organizada possível. Tem problemas com inadimplência? O proesc.com faz a cobrança automática por e-mail e SMS para seus clientes. Ficou com alguma dúvida? Entre no proesc.com e nos chame no chat

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