A economia de papel é uma prática simples em ser aplicada, mas muitas instituições de ensino têm dificuldades em conseguir poupar recursos e verbas destinadas aos materiais de escritório. A mudança de hábito e a modernização de procedimentos tradicionais ajudam nessa empreitada e reforçam a ideia de que a escola é um espaço que se preocupa com o futuro das pessoas e com as questões ligadas ao meio ambiente. O artigo de hoje foi elaborado para orientar boas práticas de controle de desperdício e reciclagem. Confira aqui mais informações sobre o volume de papel utilizado, 6 dicas de como manter o controle e os benefícios em economizar. Acompanhe!

Volume de papel utilizado nas escolas

Se tem um elemento que faz parte no dia a dia de toda a escola, é o papel. E não estamos falando dos cadernos utilizados pelos alunos, mas sim no seu uso como material de escritório. A realidade é que uma instituição de ensino é um negócio como qualquer outro e, como tal, produz toneladas de papéis durante o ano letivo. Por se tratar de um local voltado a preparar pequenos cidadãos para o futuro, nada mais coerente que exercitar a sustentabilidade com a economia de papel, começando pela própria escola. Pense na secretaria e no departamento financeiro, quantos relatórios e outros documentos são impressos e descartados diariamente? Quanto a entidade poderia economizar em tudo o que envolve a impressão, incluindo o tempo esperando esses relatórios rodarem?

6 dicas para economizar papel

Se você parou para pensar no questionamento feito acima, se assustou com a quantidade de papel desperdiçado em suas atividades cotidianas e realmente está convencido de que as práticas de economia melhoraram a administração dos recursos envolvidos, confira nossas dicas para controlar esse gasto!

1. Conscientize seus funcionários

Uma instituição tem uma porção de funcionários com livre acesso à impressora, imprimindo diariamente documentos, e-mails, informativos a respeito da mensalidade e calendário, relatórios, históricos e outras informações pertinentes ao universo escolar. O papel do gestor, dentre muitos, é controlar todas as impressões e cópias feitas durante o expediente. Ha vários modelos de impressora no mercado que disponibilizam um relatório de páginas que foram impressas, basta um clique em um botão. Também é possível fazer a locação desses equipamentos e pagar uma taxa de uso mensal baseada nesse número. Entretanto, não basta apenas vigiar essa prática. É preciso ser transparente com os colaboradores, explicar a preocupação da instituição e criar um projeto em que a economia de papel resulte em metas, recompensas e resultados.

2. Reutilize o papel

Não dá para extinguir a impressão de papel nas escolas, mas todo documento que não exige confidencialidade pode ser reaproveitado antes de ser descartado: eles podem virar rascunho ou funcionar como bloco de anotações. Se a escola tiver uma gráfica parceira, a empresa pode compactar esses rascunhos e transformá-los em bloquinhos, distribuídos para todos os setores que usam telefone e costumam passar recados. Os colaboradores também podem simplesmente deixar uma gaveta disponível para guardar esses papéis ou utilizá-los no famoso “risque e rabisque”, importante acessório para que nenhuma anotação seja esquecida.

3. Digitalize documentos

Embora o mundo esteja cada vez mais tecnológico, muitas empresas ainda têm dificuldades em promover a economia de papel no seu cotidiano, pois os colaboradores ainda não estão habituados a utilizar ferramentas digitais em sua rotina de trabalho. Nesse sentido, o scanner deve ser um instrumento utilizado com mais frequência que a impressora. Por exemplo, no lugar de tirar um xerox da certidão de nascimento de um aluno, o documento pode ser escaneado e armazenado digitalmente, por meio do sistema de nuvem. Tablets e smartphones também devem ser amplamente explorados. Quando há uma reunião, esses dispositivos podem ser utilizados, extinguindo pilhas e mais pilhas de relatórios impressos sem necessidade. Essa prática desperdiça muito papel, já que esses informativos costumam ser descartados ao fim das reuniões.

4. Use a tecnologia

Você já ouviu falar em sistema de gestão escolar online? Ele pode ser a chave para facilitar a rotina de todos os departamentos da instituição e gerar uma economia de papel bastante expressiva. Esse tipo de software ajuda a manter os documentos de alunos e professores atualizados e digitalizados. Professores lançam notas e faltas diretamente no aplicativo e anotam as presenças em sala de aula por meio do notebook, tablet ou smartphone, sem precisar carregar um diário de classe por turma. Já os pais conseguem ter um controle via internet da vida escolar dos seus filhos. No lugar de enviar comunicados impressos, tudo fica registrado na plataforma. Os avisos chegam por mensagens, reduzindo consideravelmente a quantidade de papel. O acesso à rematrícula e histórico escolar também podem ser solicitados e enviados pelo sistema. No caso de alunos transferidos, ou que concluíram o ensino médio e precisam enviar o histórico às novas instituições, podem fazê-lo via e-mail, caso a nova escola permita. Assim, as impressões são feitas só quando realmente forem solicitadas.

5. Configure o tamanho do texto e a impressora

Os arquivos que realmente precisam ser impressos devem ter o tamanho da fonte e espaçamento configurados para que sejam legíveis, mas ocupando o mínimo de folhas o possível. Antes de imprimir, teste também o modelo das fontes e veja qual é mais adequado às necessidades de uma leitura confortável com menor gasto de papel. Impressoras também ajudam nesse processo. Muitas delas têm um modo de economia que pode ser ativado.

6. Pratique a reciclagem

Na hora de pensar sobre os pontos positivos gerados pela economia de papel, não considere somente o seu bolso. Nesse contexto, sustentabilidade e meio ambiente devem ser considerados. Por esse motivo, pratique a reciclagem! Evite jogar papel no lixo comum, entre em contato com as companhias que fazem esse trabalho em sua cidade, proteja a natureza e faça da sua instituição uma empresa ecologicamente responsável.

Benefícios da economia de papel

Ao longo do artigo, você pôde conferir alguns benefícios que a economia de papel promove para a sua escola e, de quebra, ao meio ambiente. Além da redução com os custos de impressão, eliminação do desperdício, uso responsável e monitoramento das atividades, como expostos no texto, eliminar de forma adequada esses documentos que não têm mais serventia para a escola ajuda a diminuir o acúmulo de lixo e danos ao meio ambiente. Atualmente, a responsabilidade ambiental e social são fatores que levam uma instituição de ensino a ganhar ou perder alunos. O uso de sistemas de gestão escolar e a digitalização de documentos deixa claro aos pais e alunos que a escola se preocupa com as questões de sustentabilidade e em facilitar a vida de todos. Implementar uma cultura organizacional baseada na economia de papel e outros suprimentos de escritório ainda aumenta a produtividade, uma vez que os softwares utilizados para substituir as impressões trazem outras vantagens que facilitam a rotina dos colaboradores. Percebeu como a economia de papel pode ter um impacto positivo que vai além da redução de gastos com material de escritório, influenciando até mesmo nos resultados da escola?

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