Escolas são empresas como todas as outras em funcionamento, o que significa que elas também precisam prestar contas ao fisco, cumprir leis e pagar impostos. Logo, entender de contabilidade para escola é uma das principais atribuições da gestão financeira de uma instituição.

O sistema fiscal e as leis tributárias no Brasil são amplamente conhecidas por sua complexidade. Por isso, é essencial ter muito controle nessa área, uma vez que erros e deslizes podem gerar multas e problemas com a fiscalização. Logo, o planejamento tributário é indispensável e conhecer os deveres e direitos de uma instituição de ensino nesse sentido ajuda escolas a se programar com eficiência.

Neste artigo, vamos detalhar tudo que você precisa saber sobre contabilidade para escolas e entender como garantir que sua instituição esteja correta conforme as normas e bem organizada. Acompanhe!

O que é contabilidade para escola e como ela funciona?

A contabilidade é uma área comum a qualquer empresa, uma vez que ela lida com gastos, custos, pagamento de impostos, regime tributário, entre outros assuntos pertinentes à gestão financeira.

Nas escolas, assim como em outros negócios, os processos neste setor precisam ser acompanhados com atenção e cuidado, uma vez que as decisões tomadas afetam o fluxo de caixa do negócio e sua viabilidade financeira.

É por meio do controle dessas movimentações financeiras que as escolas conseguem tomar decisões administrativas embasadas e coerentes, garantindo seu funcionamento e sua sustentabilidade.

Qual é sua importância?

A contabilidade para escolas é importante enquanto gerenciar o orçamento escolar e controlar o fluxo de caixa são ações que auxiliam a instituição funcionar sem problemas e manter sua receita no azul. Com ferramentas de gestão você consegue facilitar bastante esse controle.

Para isso, é preciso acompanhar todas as saídas e entradas de dinheiro e analisar dados contábeis para calcular taxas e outras obrigações fiscais de maneira correta, evitando perder dinheiro de maneira desnecessária.

Quais são as principais despesas e custos da escola?

O funcionamento de uma instituição de ensino envolve gastos de tipos variados e com diferentes objetivos. Nesse sentido, para acompanhar a contabilidade para escola melhor, vale a pena conhecer as duas categorias de gastos:

• despesas: relacionadas aos gastos de manutenção de um negócio;
• custos: gastos direcionados à produção ou disponibilização de um serviço.

Entenda melhor a seguir.

As despesas da escola

Despesas, em uma empresa, são gastos relacionados a sua operação, ou seja, aqueles que envolvem sua manutenção e funcionamento. Elas podem ser fixas ou variáveis, sendo essenciais para manter uma escola de portas abertas. Alguns exemplos são:

• Despesas fixas: aluguel, folha de pagamento de funcionários, serviços como internet, luz, etc.;
• Despesas variáveis: investimento em uma tecnologia, campanhas de marketing, refeições dos alunos, etc.

Despesas fixas são conhecidas, recorrentes e previsíveis, portanto não causam surpresa para a gestão financeira. Já as variáveis precisam ser controladas, uma vez que elas mudam conforme a sazonalidade, volume de alunos, demanda por horas extras, etc. Para não ter sobressaltos, elas precisam ser muito bem planejadas.

Os custos da escola

Os custos são reconhecidos como gastos necessários para se entregar o serviço principal de um negócio, nesse caso, o ensino. Por isso, tratam-se de investimentos relacionados a materiais e serviços didáticos, mão de obra escolarizada (docentes), treinamentos, capacitação, entre outros. Ou seja, tudo é necessário investir para entregar o produto essencial de uma escola.

Custos podem ser direitos (relacionados ao ensino e às demandas dos alunos) ou indiretos (relacionados à manutenção da escola). Como custos diretos, temos itens como salários dos professores e materiais que serão usados pelos alunos.

Já os indiretos, podemos entender como salários de profissionais essenciais para o ensino e bem-estar dos alunos (como faxineiros, porteiros, etc.) e serviços de manutenção para manter a escola funcionando.

Qual o regime tributário e os impostos para escolas?

Escolas são empresas que prestam serviço e, como falamos, precisam pagar impostos como qualquer outra.

No Brasil, existem diferentes enquadramentos e regimes tributários que um negócio pode adotar, e escolher a modalidade correta é ideal para coletar impostos de forma justa e adequada. Isso porque cada regime define os impostos que serão cobrados e suas correspondentes alíquotas.

Para a área da educação, existem três tipos de enquadramento possíveis. Vamos conhecê-los a seguir e suas características.

Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário regulamentado pela Lei Complementar nº 123/2006 que permite o enquadramento de microempresas e empresas de pequeno porte, tendo faturamento de R$360 mil a R$4,8 milhões anuais.

A grande vantagem do Simples Nacional é o pagamento otimizado dos impostos, uma vez que todos os impostos são condensados em uma única alíquota, que varia de 6% a 20% dependendo da atividade exercida e do faturamento.

Lucro presumido

O Lucro Presumido atende empresas que faturam entre R$4 milhões até R$78 milhões por ano. O cálculo dos impostos se dá no valor que se presume ser o lucro da escola. Assim, a alíquota é fixa em 32% (no caso de escolas) e incide sobre o lucro apurado.

Lucro Real

O Lucro Real é um regime complexo e indicado para grandes empresas cujo lucro líquido seja maior que R$78 milhões em um ano. O cálculo de impostos e obrigações aqui é meticuloso e não há uma alíquota fixa, mas essa é uma alternativa para escolas com alto faturamento.

Conheça os impostos que fazem parte da contabilidade para escolas

Conforme comentamos, a atividade e o faturamento de instituições de ensino determinam o tipo de regime tributário escolhido. Tendo isso em mente, é importante conhecer os impostos cobrados para se planejar.

Eles incidem sobre a folha de pagamento, lucro, pró-labore, bens móveis e imóveis e a receita. Vale lembrar também que o cálculo de cada um desses tributos varia conforme o regime tributário escolhido e o faturamento. Alguns deles podem mudar conforme o município também. São eles:

• Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) — alíquota variável para os optante do Lucro Presumido e Real;
• Imposto sobre Serviços (ISS) — é um imposto municipal;
• Instituto Nacional do Serviço Social (INSS);

Como funcionam as isenções tributárias?

Quem tem uma empresa no Brasil sabe que a carga tributária é alta e pesada. Nesse sentido, selecionar o melhor regime de tributação é essencial para ter o volume de impostos ideal e não se sobrecarregar.

Sabendo desse compromisso financeiro, o governo cria projetos que isentam empresas de pagar certos tributos. As isenções disponíveis para instituições de ensino são:

• Escolas constituídas como sociedade civil ou sociedade simples não precisam pagar o COFINS;
• Escolas que se classificam como sociedade uniprofissional não precisa pagar o ISS;
• Escolas que são franquias também têm isenção do ISS.

Por que contar com um sistema de gestão escolar para contabilidade para escola?

Se você chegou até aqui, já percebeu o quanto o assunto de contabilidade para escola pode ser complexo e detalhado. Por isso, realizar controles à mão é um risco, além de ser muito trabalhoso. Nesse sentido, a tecnologia é aliada, por meio de sistemas de gestão que facilitam as rotinas fiscais e contábeis das escolas por meio da automatização de processos e controle de informações.

Em vez de precisar registrar dados manualmente, sistemas de gestão permitem uma apuração e organização de informações, favorecendo o planejamento fiscal.

Por isso, para que a contabilidade para a escola funcione da melhor forma, nada como contar com ferramentas financeiras avançadas que permitam analisar o faturamento e controlar despesas, como o sistema de gestão do PROESC.

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