Em uma licitação para software de gestão escolar, o Termo de Referência deve traduzir as necessidades reais da Secretaria de Educação em requisitos técnicos objetivos, verificáveis e compatíveis com a legislação.

Uma especificação superficial pode abrir espaço para sistemas aventureiros que não entregam segurança, suporte ou funcionalidades adequadas à rotina escolar. 

Por isso, o setor de compras e licitações precisa avaliar critérios capazes de diferenciar uma solução consolidada de plataformas sem estrutura suficiente para atender toda a rede.

Neste guia, nós da Proesc apresentamos para os Secretários Escolares, os principais pontos que devem ser considerados na Licitação para Software de Gestão Escolar.

O Termo de referência deve refletir as necessidades da rede

Antes de definir funcionalidades, a Secretaria deve mapear seus principais desafios: matrículas, frequência, notas, diário de classe, comunicação com famílias, indicadores, relatórios e integração de dados.

O documento precisa estabelecer requisitos claros, evitando especificações genéricas como “sistema completo” ou “plataforma moderna”. 

O ideal é determinar o que a solução deve fazer, como deve funcionar e quais evidências serão utilizadas para comprovar a entrega.

Também é importante exigir comprovação de capacidade técnica, experiência no segmento educacional, equipe de suporte e condições para implantação e manutenção contínuas.

Segurança de dados e conformidade com a LGPD

A segurança é um dos critérios mais importantes em uma contratação de software de gestão escolar. 

A plataforma terá acesso a informações pessoais de estudantes, responsáveis, professores e servidores, o que exige controles compatíveis com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

No Termo de Referência, o setor de licitação deve verificar se o fornecedor apresenta:

• Criptografia de dados em trânsito e armazenados;
• Controle de acesso por perfis e níveis de permissão;
• Mecanismos de autenticação e rastreabilidade;
• Rotinas de backup e recuperação de dados;
• Políticas de segurança e privacidade;
• Procedimentos para prevenção e resposta a incidentes;
• Compromisso com as obrigações aplicáveis da LGPD.

Também é recomendável avaliar onde e como os dados são armazenados, quais são as responsabilidades do fornecedor e da administração pública e como ocorre a devolução ou migração das informações ao final do contrato.

Esses requisitos ajudam a afastar soluções “aventureiras”, cuja infraestrutura ou governança de dados não seja compatível com a responsabilidade de administrar informações educacionais.

Portabilidade: a solução precisa funcionar na realidade das escolas

Outro critério fundamental é a portabilidade. Uma rede pública pode ter escolas urbanas com infraestrutura robusta e unidades rurais sujeitas a limitações de conectividade.

Por isso, o sistema deve funcionar em diferentes dispositivos e ambientes, preferencialmente por meio de uma plataforma em nuvem e interface responsiva. 

A compatibilidade com computadores, tablets e smartphones reduz a dependência de equipamentos específicos e facilita a expansão da solução.

Recursos que permitam o trabalho mesmo em situações de conectividade limitada também devem ser avaliados. 

O diário de classe offline, por exemplo, permite que professores registrem informações sem conexão e sincronizem os dados posteriormente.

No processo licitatório, vale transformar essas necessidades em critérios objetivos de demonstração, em vez de aceitar apenas declarações genéricas de compatibilidade.

Treinamento e suporte: tecnologia sem adesão não gera resultado

Uma plataforma completa pode fracassar se professores e equipes administrativas não souberem utilizá-la. 

Por isso, capacitação e suporte devem fazer parte da contratação, e não tratados como itens secundários.

O Termo de Referência deve prever um plano de implantação que contemple treinamento para gestores, secretários, professores e demais usuários, além de materiais de apoio, tutoriais e capacitações para novos profissionais.

Também é importante estabelecer canais de atendimento e níveis de serviço compatíveis com as necessidades da rede.

Na prática, o setor de compras deve avaliar não apenas “se existe suporte”, mas como ele funciona, quem será atendido, quais são os canais disponíveis e quais prazos serão praticados.

Esse cuidado reduz os riscos de contratar uma plataforma que, apesar de tecnicamente interessante, não consiga acompanhar a rede durante o ano letivo.

Adequação à BNCC e às rotinas educacionais

Outro diferencial decisivo é a capacidade de atender às particularidades pedagógicas da educação básica. 

Um software de gestão escolar não deve ser apenas um sistema administrativo: precisa apoiar o trabalho pedagógico.

O sistema deve permitir a organização curricular alinhada à Base Nacional Comum Curricular (BNCC), considerando competências, habilidades, etapas de ensino e particularidades definidas pela rede.

Também é importante avaliar recursos para diário de classe, avaliações, frequência, relatórios e acompanhamento da aprendizagem. 

Quanto mais aderente a solução estiver à rotina dos profissionais, menor será a necessidade de controles paralelos em planilhas e documentos.

A integração e o tratamento adequado das informações destinadas ao Censo Escolar/Educacenso também merecem atenção, especialmente para reduzir inconsistências e retrabalho na preparação dos dados.

Como comprovar se o fornecedor realmente entrega o que promete?

Uma recomendação importante a considerar na Licitação para Software de Gestão Escolar é não basear a escolha exclusivamente na documentação ou em apresentações comerciais.

Durante essa etapa, é possível verificar, por exemplo, se o sistema realmente permite:

• Cadastrar e administrar a estrutura da rede;
• Utilizar diário de classe e registrar frequência;
• Trabalhar com recursos offline, quando exigidos;
• Organizar currículos alinhados à BNCC;
• Gerar relatórios gerenciais;
• Exportar e validar informações necessárias ao Censo Escolar;
• Administrar diferentes níveis de acesso;
• Demonstrar recursos de segurança e proteção de dados.

O importante é que os critérios estejam previamente definidos no edital e sejam aplicados de maneira objetiva e isonômica aos participantes.

Por que o Proesc Gov se destaca como o melhor software na rede pública?

Podemos começar afirmando que não somos aventureiros, afinal já atingimos a maioridade, pois estamos no mercado de tecnologia para educação desde 2008. Confira alguns cases de sucesso.

E, sabendo das particularidades das exigências da iniciativa pública escolar, desenvolvemos uma solução exclusiva para este setor: Proesc Gov.  

Nossa solução reúne recursos para administração escolar, acompanhamento pedagógico, gestão de informações e integração entre os diferentes atores da comunidade escolar.

Entre os pontos relevantes para justificar sua decisão de parceria conosco estão:

• A operação em nuvem, 
• Recursos de segurança e conformidade com a LGPD, 
• Diário de classe com possibilidade de uso offline, 
• Demais ferramentas alinhadas às demandas pedagógicas e recursos para tratamento e geração de informações educacionais.

Conheça nossos principais módulos:

• Módulos de gestão para secretaria de educação
• Módulos avançados para turbinar os resultados
• Benefícios para sua gestão com o Proesc Gov

Além de toda a tecnologia, oferecemos na implantação, capacitação e suporte às equipes da escola, para transformar a contratação em resultado concreto para a rede.

Secretário Escolar, que tal não errar na Licitação para Software de Gestão Escolar e aproveitar a tecnologia de ponta do Proesc Gov para a sua rede?

Para isso, faça contato com nossos especialistas em gestão de escolas públicas, peça uma demonstração gratuita e aproveite para solicitar um diagnóstico da sua escola.

• Por e-mail: felipe.ferreira@proesc.com 
• Pelo: WhatsApp. 

Continue acompanhando o blog da Proesc Gov e saiba como podemos contribuir para o crescimento da sua gestão escolar pública.

FAQ