Automação de processos escolares: por que fazer e como implementar?

É sobre:

Secretaria de educação

7 minutos

16 de março de 2023

Há tempos que recursos tecnológicos deixaram de ser algo incomum e muito diferente. A tecnologia está presente em todas as áreas hoje em dia, por isso, é natural que ela também faça parte da rotina da escola. Afinal, uma instituição de ensino envolve mais do que as atividades da sala de aula. Existem inúmeras operações de secretaria, financeiro e outras áreas que podem se beneficiar com a automação de processos, se tornando mais rápidas e eficazes. O apoio da tecnologia e da informatização de tarefas é essencial para modernizar uma escola e garantir que ela esteja alinhada com as melhores práticas, isso sem contar os ganhos com organização e produtividade. Se você quer saber mais sobre como funciona a automação de processos escolares, continue a leitura deste post completo sobre o assunto. Aqui, você vai saber como esse conceito funciona, suas vantagens e como começar. Acompanhe!

Afinal, o que é automação de processos?

A automação de processos consiste na adoção de ferramentas tecnológicas para informatizar etapas que são feitas manualmente. Nesse sentido, trata-se da ação de usar um software ou sistema capaz de incorporar atividades e realizá-las digitalmente, com ou sem intervenção humana. No caso dos processos escolares, uma série de tarefas repetitivas e burocráticas podem ser automatizadas, como emissão e envio de boletos, geração de boletins, etc. Isso traz muita facilidade, rapidez e integração para todos os departamentos de uma escola.

Qual é sua importância?

Assim como todas as instituições, escolas são empresas, o que significa que precisam gerenciar diversos recursos e atividades para continuarem funcionando. Logo, existe, além da demanda por aulas de qualidade, a necessidade de otimizar processos escolares para atingir melhores resultados, controlar a parte financeira e, com isso, ganhar mais competitividade e eficiência. Processos manuais, além de tomarem mais tempo da equipe, tendem a resultar em erros e retrabalho. Com a tecnologia, diversas funções podem ser cumpridas em um clique, agregando mais valor ao serviço oferecido e potencializando a produtividade. Tanto para o público interno (professores, coordenadores, etc.) como o externo (pais e alunos), a experiência é mais positiva, uma vez que serviços escolares básicos podem ser solicitados via sistemas e aplicativos com maior facilidade.

Por que implementar a automação de processos na escola?

Como você viu, automatizar processos escolares é um investimento positivo que vai entregar melhores resultados para sua instituição e manter sua escola atualizada e conectada com as demandas do futuro. A seguir, vamos mostrar, em detalhes, alguns benefícios da automação de processos escolares.

Produtividade

Um dos primeiros efeitos positivos que se percebe com a adoção de sistemas de automação é o tempo que a equipe ganha para realizar atividades que antes consumiam muito mais tempo. Logo, as pessoas são capazes de fazer muito mais do que antes. Problemas com horas extras e retrabalho também são atenuados com a automação de processos.

Dedicação às atividades estratégicas

Com a tecnologia tomando conta das tarefas burocráticas e repetitivas, os profissionais têm mais tempo para se concentrar em atividades estratégicas e criativas que vão realmente explorar seus talentos e colaborar para o crescimento da instituição.

Precisão e eficiência na gestão

Atividades realizadas por sistemas têm menores índices de falhas e erros se comparado com o trabalho humano. Além disso, sistemas voltados para gestão escolar centralizam todos os departamentos, dados e operações da escola em um só lugar. Para a gestão, a vantagem é poder acompanhar o andamento das ações em tempo real e de forma consolidada, além de ter acesso a relatórios de desempenho que colaboram para as tomadas de decisão e planejamento.

Redução da taxa de inadimplência

Toda parte financeira pode ser controlada com maior eficiência por meio de sistemas. Graças a essas ferramentas, é possível automatizar as cobranças, criar mecanismos de monitoramento e disparar alertas que ajudam pais e responsáveis a não atrasar mensalidades. Essas funcionalidades ajudam a escola também a ter uma visão da situação de algumas famílias e poder agir de forma proativa.

Segurança de dados

O gerenciamento de dados também é aprimorado com a automação de processos. Isso porque os sistemas contam com mecanismos de segurança avançados, armazenamento otimizado e backups que ajudam a instituição a ter um melhor governo das informações e evitar perdas.

Otimização da experiência de pais, responsáveis e alunos

Como falamos, a tecnologia é uma parte fundamental da nossa vida nas sociedades modernas. Isso quer dizer que pais e alunos esperam poder ter a conveniência das ferramentas digitais em assuntos relacionados à escola. Funcionalidades que otimizam a comunicação e permitem a consulta e envio rápido de documentos, relatórios, boletos, etc. são exemplos de usos que trazem mais satisfação para esse público.

Quais áreas da escola podem ser automatizadas?

A automação de processos escolares traz muitas vantagens para a instituição, mas como isso é feito na prática? Acompanhe, a seguir, alguns exemplos de como aplicá-la.

Relatórios

Em vez de trabalhar com diversas planilhas, é mais fácil contar com um só programa que centraliza e integra todos os números e dados de uma empresa. Além de melhorar a gestão da informação, uma vez que tudo está no mesmo lugar, o sistema consegue gerar relatórios de resultado e indicadores mais completos e ricos.

Gestão financeira

Ter mais controle e uma visão global das finanças da escola é essencial para sua saúde e crescimento. Por isso, conte com a tecnologia para automatizar processos como:

emissão de boletos e cobranças;
envio de alertas por e-mail ou SMS sobre prazos e datas de vencimento;
controle do fluxo de caixa;
gestão do estoque;
recebimento de mensalidades;
geração de planos de pagamento automático para inadimplentes;
entre muitos outros.

Documentos

A emissão de documentos é uma importante tarefa escolar. Históricos, boletins, relatórios, declarações, entre outros arquivos são enviados e requisitados pelas famílias periodicamente. Por isso, para facilitar a rotina da secretaria, um sistema pode informatizar isso, possibilitando realizar solicitações online e emissão automática de uma série de arquivos.

Captação de alunos

O marketing escolar também é aprimorado com a automação de processos. Sistemas podem informatizar o envio de e-mails com ofertas, gerar lembretes de retorno, agendar visitas guiadas, tudo isso e mais sem que as famílias interessadas tenham que ligar para a escola para solicitar. Além de passar uma imagem mais moderna e profissional, essa iniciativa evita perda de oportunidades.

Notas e boletins

Preencher planilhas de notas e boletins a mão de todos os alunos demanda muito tempo dos colaboradores. Dessa forma, com ajuda de um sistema automatizado, poupar tempo da equipe, aumentando a produtividade. Ou seja: professores não precisam ter que fazer isso correndo no final do semestre, e podem lançar notas e frequência periodicamente. No final, o sistema se ocupa de fazer a soma e os demais cálculos e compartilhar os resultados com os alunos e as famílias.

Recursos de segurança

A tecnologia também ajuda gestores a tornar a escola um lugar mais seguro. Ferramentas de controle de acesso, biometria, ponto de funcionários digital são exemplos de recursos que podem ser automatizados e integrados aos demais dados do sistema. Assim, tem-se uma visão mais precisa do que acontece, os pais e responsáveis, inclusive, podem ver em tempo real o horário exato em que seus filhos entraram e saíram da instituição.

Como implementar a automação de processos na escola?

Se você chegou até aqui, já deve estar convencido das vantagens e do potencial da automação de processos escolares. A boa notícia é que incorporar a tecnologia no dia a dia da escola é mais fácil do que parece. Isso porque, hoje em dia, existem sistemas de gestão qualificados e desenvolvidos especialmente para as atividades escolares. Assim, o ideal é buscar fornecedores de confiança e especializados na realidade escolar para ter certeza de optar por um sistema que seja funcional e eficiente para sua instituição, como o sistema da Proesc.com, que abrange desde a gestão acadêmica até a gestão financeira escolar. A automação de processos escolares, quando bem implementada, ajuda as escolas a operarem de forma mais inteligente e dinâmica, automatizando processos em todas as áreas e atuando de forma mais moderna e alinhada com o futuro. Quer ter mais controle e eficiência em sua instituição? Conheça as soluções da Proesc e tenha uma gestão escolar mais digital e atualizada!