Implementar uma boa gestão de mensalidade escolar é uma parte fundamental da administração financeira em diferentes tipos de instituições, principalmente pela importância da organização contábil e a necessidade de gerar receita.

Os trâmites que envolvem a mensalidade escolar exige ordem e eficiência para garantir que o faturamento seja devidamente registrado e administrado.

Neste artigo, exploraremos os principais aspectos desse processo e como simplificar o gerenciamento sem dores de cabeça para adquirir a sustentabilidade financeira. Acompanhe!

Como funciona a gestão de mensalidades?

A gestão de mensalidades funciona por meio de etapas estruturadas para organizar o recebimento periódico de valores, desde a cobrança até o fechamento contábil. Normalmente, mais de um departamento escolar está envolvido.

1. Criação de contratos e planos de pagamento

O primeiro passo é criar contratos claros e detalhados, contendo todas as informações necessárias, como:

• serviços oferecidos;
• valores das mensalidades;
• prazos de pagamento.

Além disso, é essencial oferecer diferentes meios para pagar, visando atender às necessidades dos clientes. Alguns métodos são:

• transferência bancária;
• cartões de crédito;
• PIX;
• plataformas de pagamento com links de acesso;
• boleto.

2. Cobrança

Após a criação dos contratos, realize a cobrança das mensalidades. Uma alternativa é a cobrança manual, em que os responsáveis pela gestão devem enviar lembretes das faturas periodicamente. Porém, essa abordagem pode ser trabalhosa e sujeita a erros.

Uma opção mais eficiente é o uso de sistemas automatizados. Com um software de gestão financeira, é possível enviar recados automáticos por e-mail ou SMS, gerar boletos bancários e até mesmo habilitar a cobrança de pagamento recorrente via cartão de crédito.

3. Recebimento

Realizada a cobrança, o próximo passo é garantir o controle sobre os pagamentos recebidos. Registrar todas as transações financeiras, identificando o aluno e relacionando com o respectivo contrato.

4. Conciliação bancária

A conciliação bancária é o processo de verificar se todas as transações registradas no sistema de gestão correspondem aos valores recebidos pelo banco. 

É uma etapa essencial para garantir a precisão das informações financeiras e identificar possíveis inconsistências ou erros, até mesmo para garantir o compliance.

Utilize um software de gestão financeira que habilite a integração com os extratos bancários. Isso facilitará a conferência e identificação de divergências.

5. Acompanhamento e relatórios

Uma vez que todas as mensalidades foram cobradas e os pagamentos recebidos, é indispensável acompanhar os indicadores de desempenho financeiro, como:

• inadimplência;
• taxa de conversão de meios de pagamento;
• evolução da receita.

Relatórios financeiros atualizados e precisos fornecem uma visão clara da saúde do negócio, o que permite a tomada de decisões com base em dados confiáveis.

10 dicas para uma mensalidade escolar bem gerenciada

1. Promova o diálogo com pais e alunos, e negocie dívidas

Controlar mensalidades escolares não é uma tarefa fácil. Ela exige organização e comprometimento no gerenciamento de fluxos de caixa, além de empatia com os responsáveis pelos seus alunos.

Atente-se à abordagem e desenvolva-a para manter um relacionamento harmonioso com as famílias, transmitindo transparência na comunicação e credibilidade no mercado.

Para alcançar esse estágio, nada melhor que negociar formas de pagamento e a data limite para a quitação da dívida, além do modo de emissão de recibos e notas fiscais. Você não só garantirá que a cobrança seja feita corretamente, como evitará atrasos e inadimplência.

2. Reúna os débitos de um mesmo responsável financeiro

Pais com mais de um filho costumam matricular todos na mesma escola. Esse é um cenário comum que demanda uma estratégia de cobrança de débitos reforçada.

Organize e agrupe os boletos do responsável financeiro. Ao fazer isso, você facilita a vida dos clientes, concentrando os débitos em um só lugar e reduzindo custos, já que a emissão de cada boleto é taxada.

3. Use a tecnologia para a gestão de mensalidade

Existe uma infinidade de softwares de gestão para mensalidade escolar que, de maneira geral, dispõe de recursos desenvolvidos especialmente para ajudar você a administrar os negócios com eficiência.

O objetivo não é apenas alcançar metas, mas fazê-lo utilizando menos recursos humanos e financeiros. A tecnologia é a melhor aliada para isso.

Não é mais necessário controlar manualmente informações, contas e pagamentos, nem depender de planilhas e pastas. Com sistemas ERP (Enterprise Resource Planning ou, em livre tradução, planejamento de recursos empresariais), todo o processo é muito mais fácil.

No mercado, existem sistemas de gestão voltados para a administração financeira de instituições de ensino, incluindo mensalidade escolar. Além de organizarem suas informações, as plataformas geram cobranças e acompanham os pagamentos, o que economiza tempo.

4. Envie lembretes de pagamento

Evite desculpas e inadimplência. Crie o hábito de disparar lembretes em datas próximas ao vencimento dos débitos e utilize aplicativos para o envio. 

Eles ajudam a informar os devedores de suas obrigações e permitem que o financeiro acompanhe se o pagador recebeu e leu a mensagem.

5. Cobre inadimplentes de modo automático

Esta tática também é usada para evitar a inadimplência, geralmente quando o tópico anterior não funciona da forma planejada. 

Ao contrário do que muitos pensam, para realizar a cobrança, não é necessário ligar para os inadimplentes e torcer para a situação ser resolvida. Basta acionar a cobrança automatizada.

Ou seja, se há um débito em aberto, o responsável receberá uma mensagem pelo celular, informando-o da situação. Vencido o boleto, haverá uma atualização automática com multa e juros. Cabe, então, ao devedor tomar providências.

6. Crie diretrizes para descontos e consequências

Estabeleça práticas de desconto para pagamentos pontuais ou adiantados, e aplique uma penalidade para os atrasados, como juros e taxas extras. Essa prática incentiva os responsáveis a pagarem as mensalidades na data prevista.

7. Dê preferência às faturas conforme as datas de vencimento

Avaliar os prazos das faturas facilita saber as prioridades de pagamentos para o acompanhamento ser eficiente, principalmente dos boletos que vencem primeiro.

Vários gestores utilizam essa prática para organizar apenas os pagamentos de despesas que a instituição precisa fazer, mas é uma maneira muito eficaz para organizar o que precisam receber também.

8. Incentive o desenvolvimento em finanças pessoais

É imprescindível que pais e responsáveis desenvolvam suas próprias finanças pessoais e tenham maior controle sobre gastos fixos, variáveis e ganhos.

A educação financeira deve ser incentivada e, para isso, é possível gerar conteúdo de valor, como:

• escrever artigos no blog da instituição;
• incluir tópicos sobre o assunto em newsletters;
• enviar cartilhas;
• organizar webinars e workshops.

Com o auxílio de planilhas, gráficos e aplicativos de gestão financeira, é possível permitir uma maior visibilidade sobre todas as faturas e responsabilidades contábeis, incluindo a mensalidade escolar. Essa prática ajuda a evitar atrasos no pagamento e, até mesmo, a economizar.

9. Tenha diferentes alternativas de pagamento

Ofereça mais de uma forma de pagamento para evitar empecilhos na hora de receber os valores. Atualmente, as opções são fáceis e práticas, atendendo às necessidades individuais de cada família.

A flexibilidade na hora de pagar desenvolve uma relação positiva entre famílias e gestores escolares. 

Uma ideia para acertar nas opções é criar pesquisas e enviá-las para o público-alvo, com prazo de resposta estabelecido. Após, análise os dados recebidos e o engajamento que a estratégia gerou na comunidade.

10. Monitore periodicamente para melhorar a gestão de mensalidade

A última dica, e talvez a mais importante, é sobre o monitoramento da mensalidade escolar, que deve ser realizado com frequência mensal, e não somente por trimestre ou semestre. 

Faça um planejamento, verifique os resultados e tome medidas corretivas para o que não estiver saindo como o esperado.

Como otimizar a gestão de mensalidades

Para otimizar a gestão de mensalidade escolar, é preciso automatizar e centralizar as operações em um sistema eficiente de gestão financeira dedicado para essa finalidade. 

As vantagens desse recurso são:

• automação de lembretes e cobranças, que reduz o trabalho manual;
• integração com plataformas de pagamento para facilitar o recebimento;
• conciliação bancária automatizada, o que evita erros e agiliza o processo;
• geração de relatórios financeiros precisos e atualizados, auxiliando na análise de resultados.

Além disso, invista em capacitação e treinamento da equipe responsável pela área da mensalidade escolar, para garantir que todos conheçam o passo a passo e saibam utilizar corretamente as ferramentas disponíveis.

Benefícios de um sistema de gestão online na gestão de mensalidade

Mais receita

Oferecer aos pais diferentes formas de pagamento, como PIX, cartão de crédito ou boleto bancário, contribui para gerar mais receita e ter mais sucesso com a mensalidade escolar de cada aluno.

Mais segurança

Com uma boa gestão da mensalidade escolar, sua instituição acompanha todas as atividades e registros de movimentações bancárias, tendo acesso a relatórios financeiros de fechamento de caixa. Isso garante mais segurança às transações.

Mais controle

Tenha controle da situação financeira da sua instituição em tempo real com o uso de gráficos, relatórios e outras informações essenciais sobre as mensalidades dos alunos.

Mais facilidade

Outro benefício do sistema de gestão online para mensalidade escolar é a facilidade em receber os pagamentos e confirmá-los, gerando segunda via dos boletos bancários com valores e datas de vencimento atualizadas.

Menos burocracia

A integração bancária é muito mais rápida com um software especializado, uma vez que centraliza todos os dados das transações da instituição, permitindo realizar baixas automáticas das mensalidades pagas dos alunos.

Mais mensalidades

A instituição pode receber mais mensalidades em dia implementando estratégias simples, como o envio de lembretes de pagamento e cobranças por canais de comunicação, como e-mail, SMS e aplicativos da escola.

O Proesc para a gestão de mensalidade escolar online

O Proesc é um sistema online de gestão para instituições de ensino que buscam automatizar seus processos, seja para modernizar sua estrutura de negócios, seja para reduzir falhas humanas. Nossos recursos integrados apresentam a melhor tecnologia para as áreas:

• acadêmica;
• pedagógica;
• comercial;
• financeira.

Com as soluções mais eficazes para a administração da mensalidade escolar, consegue-se diminuição de inadimplentes e uma organização financeira descomplicada.

Além disso, existem ferramentas para a cobrança automática de mensalidades por e-mail, SMS, aplicativo de comunicação escolar e portal de pais e alunos. Quer saber mais e entender como isso funciona na prática? Agende uma demonstração no Proesc.com.

Resumindo

Como funciona a mensalidade?

A mensalidade funciona como um acesso aos recursos de um local. É um valor pago uma vez ao mês referente a um serviço contratado. No caso das instituições de ensino, a mensalidade escolar faz parte do pagamento dos estudos no ano letivo ou duração do curso.

Como funciona a gestão de mensalidades?

A gestão de mensalidades funciona conforme as etapas que a instituição define. Normalmente, são as seguintes: criação de contrato, cobrança, recebimento, conciliação bancária e acompanhamento.