Os documentos sobre a vida escolar do aluno são fundamentais para que ele consiga dar continuidade aos estudos e ingressar em um curso superior. Afinal, cada um deles possui sua própria utilidade, e a importância não se restringe apenas aos estudantes, sendo os registros também relevantes para as escolas. Para gerenciar da melhor forma toda essa documentação, falaremos do arquivo escolar que usa a tecnologia para arquivar documentos escolares. Alunos e ex-alunos recorrem frequentemente às instituições onde estudaram para solicitar o histórico escolar, por exemplo, que pode ser utilizado para consulta ou como apoio a um futuro planejamento. No total, há 13 documentos. Eles são classificados entre os de guarda permanente e temporária. Saiba quais são eles e a melhor maneira de armazená-los usando a tecnologia!

• Leia esse artigo e saiba: COMO MODERNIZAR A SECRETARIA DE EDUCAÇÃO

O que é o arquivo escolar?

O arquivo escolar consiste em um conjunto de documentos e registros produzidos durante a trajetória de uma instituição de ensino. Sendo assim, esses documentos podem incluir registros acadêmicos, históricos escolares, atas de reuniões, documentos financeiros, entre outros. Nesse sentido, o arquivo escolar desempenha um papel fundamental tanto para a gestão escolar quanto para a comunidade escolar em si. Alguns dos principais pontos para destacar sua importância são:

• Histórico escolar: o arquivo escolar armazena os registros acadêmicos dos alunos, permitindo que a escola acompanhe e avalie o desempenho individual dos estudantes ao longo do tempo;
• Transparência e prestação de contas: por meio do arquivo escolar, é possível documentar e comprovar todas as atividades e decisões da instituição de ensino, garantindo transparência e permitindo a prestação de contas tanto interna quanto para órgãos externos de fiscalização;
• Preservação da memória institucional: o arquivo escolar guarda a história da instituição e suas conquistas, permitindo que, ao longo do tempo, seja possível resgatar informações relevantes para a comunidade escolar, como projetos desenvolvidos, eventos realizados, entre outros.

Tipos de documentos escolares sobre a vida escolar do aluno

Documentos de guarda permanente

Documentos de guarda permanente devem ser arquivados por, no mínimo, 50 anos. Isso se deve ao fato de muitas pessoas iniciarem sua vida acadêmica já adultos, por volta dos 40 anos. São eles:

• Matriz Curricular e exemplar de cada alteração;
• Livro de visitas de Autoridades Educacionais;
• Registro de Diplomas e Certificados;
• Registro de Avaliações Finais;
• Registro de Matrículas;
• Autorização de funcionamento da escola;
• Publicação em diário oficial dos atos da escola;
• Atas em geral.

Documentos de guarda temporária

Esses documentos devem ser guardados por 5 anos, tempo de duração do contrato ou, ainda, pelos prazos estipulados nas regulamentações. Antes do descarte, é importante que seja feita uma ata constando os dados principais desses documentos. São eles:

• Regimento Interno;
• Diário de Classe;
• Plano Escolar;
• Calendário Escolar;
• Guias, atestados e declarações em geral.

Não há uma legislação nacional que estabeleça o tempo exato pelo qual tais registros devem ficar guardados em posse da escola. Trata-se da responsabilidade da instituição gerenciar esses documentos. Por esse motivo, recomenda-se o uso da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, que os classifica em Documentos de Guarda Permanente e Guarda Temporária.

Por que manter o arquivo de documentos escolares?

A lei de número 8.159 de 1991 indica, no artigo 25:

Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente, ou considerado como de interesse público e social.

Ou seja, caso a pessoa faça a solicitação dos registros em seu nome e a escola não esteja com eles, poderá ser penalizada. Então, qual a melhor forma de armazenar os documentos sobre a vida escolar do aluno? Para que a papelada seja armazenada por tempo indeterminado e de maneira segura, apresentamos uma solução bem simples: a tecnologia! Sim, há tecnologia para fazer a gestão do arquivo escolar.

Problemas do arquivo escolar tradicional

O arquivo escolar físico tradicional apresenta alguns desafios que podem ser superados com o uso da tecnologia. Alguns problemas comuns incluem:

• espaço físico: os documentos impressos ocupam um espaço considerável e podem levar à necessidade de investimento em salas específicas para armazenamento;
• dificuldade de busca e recuperação: buscar documentos específicos em um arquivo físico pode ser uma tarefa demorada e propensa a erros, especialmente quando existem muitos documentos e volumes;
• riscos de perda e danos: documentos físicos estão sujeitos a riscos como incêndios, inundações, mau manuseio ou extravio, o que pode levar à perda irreparável de informações valiosas.

Como a tecnologia pode ser usada para arquivar documentos escolares?

Utilizar um sistema online de gestão escolar é a maneira mais eficiente e tecnológica de guardar documentos de forma segura e organizada.  Fazer uso dessa ferramenta otimiza todos os procedimentos realizados pela secretaria da escola, setor responsável pelo registro e atualização dos documentos que tornam as informações e processos escolares regularizados perante a lei. Por isso falamos do uso da tecnologia para arquivar documentos escolares.

Como o sistema atua no armazenamento de documentos?

• Registro de Matrículas: as matrículas são realizadas em um ambiente online, de acordo com o número de vagas ofertadas. A rematrícula pode ser solicitada diretamente pelo responsável pelo aluno;
• Histórico Escolar e Registro de Avaliações Finais: permite ser elaborado em ambiente simplificado online junto à ferramenta de boletim online;
• Calendário Escolar: permite ser elaborado e gerenciado online;
• Diário de Classe: o professor lança notas e faltas em sistema integrado da escola.

Esses processos, aliados a outras funcionalidades, permitem gerar automaticamente o relatório de cada aluno, informando ficha individual, histórico, atas, declarações, notas, atestados de conclusão, comprovante de matrícula e presença, entre outros. A facilidade, com certeza, auxiliará a instituição de ensino a cumprir os prazos de entrega de documentos, além de manter a transparência acerca dos documentos sobre a vida escolar do aluno.

Benefícios de contar com um arquivo escolar online

Utilizar um sistema online de gestão escolar gera mais benefícios do que apenas gerar relatórios com facilidade e guardar documentos de forma segura. Uma instituição de ensino organizada torna-se referência em sua localidade, uma vez que os serviços são realizados com agilidade e eficiência. Facilitando o trabalho da secretaria, professores e equipe pedagógica, a diretoria da escola garante meios para um alto nível de produtividade. Consequentemente, esses profissionais prestam um melhor serviço aos pais e estudantes, impactando de maneira positiva a imagem do colégio. Os relatórios gerados significam mais que um punhado de informações sobre o solicitante: são uma maneira segura da escola ter um controle geral sobre tudo o que ocorre, permitindo acompanhar o perfil dos seus alunos e o desempenho dos docentes. A economia de papel também não pode ser esquecida. Escolas que usam a tecnologia para arquivar documentos escolares e que automatizam seus arquivos garantem uma economia considerável de papel e impressão. Pode parecer que não, mas, se você controlar esse tipo de gasto, descobrirá que pode poupar muito dos seus recursos ao final do mês, fazendo melhores investimentos com esse dinheiro. Além disso, quanto mais anos sua instituição de ensino tiver, mais papéis serão acumulados. E esse número é proporcional à quantidade de alunos. Some a isso todos os registros das mudanças e inovações no planejamento pedagógico da sua escola. Certamente, não existiria um espaço físico que abrigasse tantos documentos, o que torna a administração por meio online uma forma eficaz a curto, médio e longo prazos!

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