7 funcionalidades indispensáveis em um sistema escolar online

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Gestão Escolar

6 minutos

13 de junho de 2018

Sua escola funciona da forma como você gostaria? Todos os processos — pedagógico, administrativo e financeiro — estão equilibrados? Você e sua equipe conseguem, com facilidade, acessar dados, emitir relatórios ou, ainda, verificar pendências nos arquivos? Se você respondeu “não” a pelo menos uma das perguntas acima, saiba que a sua instituição está precisando aderir a um sistema escolar online! Nesse tipo de sistema, o diretor ou gestor tem muito mais facilidade para resolver problemas, sejam elas relacionadas a pais, alunos, professores, funcionários e até fornecedores, e planejar ações para o crescimento e melhoria da instituição de ensino. É possível armazenar em um só lugar todos — isso mesmo: todos! — os dados da escola de forma segura e acessível. Além disso, o sistema online ajuda a diminuir custos. Quer saber mais sobre o sistema escolar online e quais são as funcionalidades indispensáveis quando se pensa em implantá-lo e, ainda, quais se adaptarão melhor às necessidades de sua escola? Continue lendo o artigo e descubra!

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1. Organização de documentos de alunos e professores

Um sistema online possibilita manter atualizados os documentos de alunos e professores, além de fornecer informações sobre presença, notas, atividades interativas, etc. Dessa forma, tudo o que você precisa saber sobre a vida escolar de um aluno ficará disponível para a equipe de coordenação. Para que as ações sejam ainda mais assertivas e otimizadas, os professores podem nutrir o sistema lançando notas, faltas, avaliações e outras informações relevantes. Tudo isso pela internet e sem burocracia. Portanto, a transmissão de informações via escola, família e aluno se torna mais ágil, o que proporciona mais tempo para correção de eventuais falhas e diminuição de erros.

2. Controle do fluxo de caixa

A organização financeira da escola é um ponto muito importante a ser observado, porque a escola também é uma empresa. Manter atualizados os dados do fluxo de caixa (receitas e despesas), estar precavido contra incidentes e monitorar o lucro, são estratégias fundamentais para que a escola possa progredir. Além de eliminar erros que poderiam ocorrer em uma gestão manual e otimizar os processos, você terá controle de todas as operações financeiras da escola. Saberá quanto vai entrar, quais as contas a pagar e, assim, poderá tomar decisões com base em dados sempre atualizados. Para os pais também é vantajosa a adoção desse sistema: eles têm mais facilidade para solicitar a 2ª via das mensalidades, entre outros serviços. Por isso, os efeitos da adoção de um sistema online serão repercutidos a médio e longo prazo, com melhorias físicas na escola e aquisição de equipamentos, por exemplo.

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3. Verificação de inadimplências

De posse de informações sobre a taxa de inadimplentes, o gestor nota rapidamente quando há aumento no problema e pode minimizar os prejuízos. A direção pode identificar os casos e chamar os pais para uma conversa, cujo resultado seja positivo para ambas as partes. Tanto em casos de desemprego quanto em outras situações, a negociação é um caminho possível. Dessa forma, a gestão é capaz de perceber até quando é possível oferecer bolsas e descontos aos alunos.

4. Monitoramento do desempenho dos estudantes

Você gostaria de comparar os resultados de uma prova aplicada a várias turmas da mesma série? Quer saber como foi o desempenho específico de uma turma, em todas as disciplinas, durante uma etapa do período letivo? O sistema escolar online facilita a sistematização desses e outros dados, que serão requeridos de acordo com a necessidade. Essas informações, que estão sempre atualizadas, podem fornecer também dados para análise do desempenho dos professores, mostrando quando eles tiveram desempenho acima ou abaixo do esperado.

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5. Criação de vínculo com a família

Outra funcionalidade que se ganha, ao usar um sistema online, diz respeito ao envolvimento da família na vida escolar da criança ou adolescente. Isso porque o sistema gera uma página para que os responsáveis acompanhem, em tempo real, todos os lançamentos de notas e outras observações dos professores, criando um canal sempre aberto para a comunicação. Também podem ser enviadas mensagens às famílias por meio da plataforma — uma forma de evitar gastos com papel, impressão, correios, etc.

6. Otimização do trabalho da secretaria

A emissão de históricos escolares, boletins e certificados, entre outras tarefas, é de responsabilidade da secretaria escolar. Os funcionários podem dispender menos tempo nessas tarefas se um sistema online for implantado. Dessa forma, eles podem se dedicar a trabalhos menos mecânicos e, ainda, melhorar o desenvolvimento do setor que atuam. A otimização do trabalho passa também pelas matrículas e transferências, que passam a ser geridas pelo sistema, e não mais se utilizando de fichas preenchidas à mão. A matrícula pode ser realizada, inclusive, pela internet, sem necessidade de deslocamento dos pais até a escola.

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7. Personalização do atendimento ao aluno

A partir da coleta de dados do sistema escolar online, é possível avaliar o desempenho dos alunos de forma personalizada. Por exemplo, informações como situação financeira, faltas e atrasos e desempenho nas avaliações (individual, por disciplina e em relação à turma/ano), permitem diagnosticar suas dificuldades particulares. Essa ação deixa entrever formas diferentes de lidar com os problemas dos alunos. Por exemplo, na ausência do sistema online, o aluno é visto de forma fragmentada pela escola: a coordenação tem acesso à queda das notas, o financeiro cobra as parcelas vencidas, a secretaria registra os atrasos — cada instância enxerga uma parte da situação que pode ter a mesma causa, como a separação dos pais. Com o uso da integração de dados, o gestor acessa todas essas informações, relacionando-as e procurando resolver o problema de forma personalizada. Dessa forma, pais e aluno ficam mais satisfeitos, pois podem ser tomadas iniciativas antecipadas, a fim de evitar a evasão ou até mesmo uma repetência ao término do ano letivo. Viu como o sistema escolar online e suas funcionalidades podem contribuir para melhorar o funcionamento da sua escola? Apesar de todas essas facilidades que a inovação traz, é importante procurar um sistema que seja reconhecido no mercado e que garanta o funcionamento ágil e sem interrupções ou travamentos, não é mesmo?