Contratar um sistema de gestão educacional é um passo de grande importância para  a gestão educacional de uma instituição escolar.

Dizemos isso porque essa decisão impacta diretamente a organização, a eficiência e a qualidade do serviço prestado pela escola.

Ao selecionar a ferramenta correta, a instituição consegue otimizar processos e reduzir custos. Além disso, garante um acompanhamento mais preciso do desempenho acadêmico e administrativo.

Neste artigo do blog da Proesc, listamos dicas importantes para você aplicar quando for contratar um sistema eficaz de gestão educacional. Você entenderá como avaliar recursos, comparar fornecedores e evitar erros comuns.

O que é um sistema de gestão educacional

O sistema de gestão educacional é uma plataforma tecnológica que integra áreas administrativas e pedagógicas.

Ele centraliza informações e agiliza processos internos da instituição.

Entre as funções mais comuns estão o controle de matrículas, frequência, notas e emissão de documentos.

Também pode incluir comunicação com pais e alunos, relatórios financeiros e gestão de estoque.

Ao decidir qual sistema de gestão educacional contratar, é essencial entender as necessidades da sua escola. Cada recurso deve estar alinhado à realidade e aos objetivos da instituição.

Que tipo de instituição deve contratar um sistema de gestão educacional

O uso de um sistema de gestão não é restrito apenas a escolas de ensino básico. Diversos modelos de instituições educacionais podem se beneficiar da tecnologia.

Independentemente do porte, toda instituição que busca eficiência e crescimento deve considerar um sistema de gestão educacional.

Confira que tipo de instituição tem potencial para contratar um sistema de gestão educacional.

• Escolas de educação infantil: ganham maior organização no controle de matrículas, rematrículas, turmas e comunicação com os pais. A rotina se torna mais ágil e segura.
• Colégios de ensino fundamental e médio: utilizam o sistema para gerenciar notas, frequência, atividades e cobranças.
  A integração reduz erros e aumenta a produtividade administrativa.
• Instituições de ensino técnico e profissionalizante: precisam de relatórios detalhados e gestão eficiente de turmas e módulos. Um sistema de gestão educacional ajuda a controlar cronogramas e certificados.
• Faculdades e centros universitários: exigem recursos avançados para controlar matrículas, histórico acadêmico e processos financeiros complexos. A automação de processos garante conformidade com órgãos reguladores.
• Escolas de idiomas e cursos livres: podem otimizar sua rotina com a digitalização de processos. O atendimento ao aluno se torna mais rápido e personalizado.

Perceba que seja qual for a modalidade de ensino, os objetivos para oferecer ensino de qualidade são basicamente os mesmos.

Como contratar um Sistema de Gestão Educacional eficaz para sua escola

Confira os principais passos para contratar um Sistema de Gestão Educacional eficaz para sua escola.

Passo 1 – Levante as necessidades da sua escola

Antes de partir para a busca de fornecedores de sistema de gestão educacional, defina as principais demandas da instituição.

• Liste processos administrativos e pedagógicos que precisam de melhoria ou automação.
• Inclua a equipe nesse levantamento, Gestores, professores e demais colaboradores têm percepções sobre dificuldades e oportunidades.
• Analise os objetivos de curto, médio e longo prazo da escola. Um sistema de gestão educacional deve acompanhar o crescimento e as mudanças da instituição.

Passo 2 – Avalie os recursos essenciais

Um sistema eficaz deve oferecer recursos que realmente atendam à sua rotina escolar.

Alguns recursos são indispensáveis.

• Controle acadêmico: gestão de matrículas, turmas, notas e frequência.
• Financeiro: emissão de boletos, controle de inadimplência e relatórios de receita e despesa.
• Comunicação: envio de avisos, agenda escolar e canais para pais e alunos.
• Relatórios e indicadores: análise de desempenho pedagógico e financeiro.
• Segurança: proteção de dados sensíveis com backups automáticos.

Ao priorizar esses itens, você garante que o sistema de gestão educacional conta com abrangência nos principais processos da sua instituição.

Passo 3 – Considere a experiência do usuário

A experiência de uso deve ser considerada como um fator decisivo.

Dizemos isso porque sistemas complexos e poucos intuitivos geram resistência e baixa adesão da equipe.

• Prefira soluções com interface simples, design organizado e fácil navegação. Isso reduz o tempo de treinamento e aumenta a eficiência no uso diário.
• Peça ao fornecedor uma demonstração prática, se possível gratuita e sem compromisso.

Com esse passo é possível avaliar se o sistema de gestão educacional terá boa aceitação das equipes da escola.

Passo 4 – Analise a integração com outras ferramentas

Muitas escolas já utilizam plataformas de ensino, aplicativos de comunicação ou sistemas financeiros.

• Verifique se o novo sistema é compatível com essas soluções.

A integração evita retrabalho e mantém a consistência das informações. Também permite criar um ecossistema digital mais eficiente.

Você deve contratar um sistema de gestão educacional que se integra a outros recursos tecnológicos para potencializar os resultados já empregados pela instituição.

Passo 5 – Avalie o suporte e treinamento oferecido

Mesmo o sistema de gestão educacional considerado como o melhor do mercado e com abrangência de recursos exige suporte técnico eficiente.

Erros no uso, dúvidas no lançamento de dados, falhas em equipamentos são comuns nas tecnologias digitais. E isso tende a comprometer processos se não forem resolvidos rapidamente.

• Verifique se o fornecedor oferece canais de atendimento ágeis e com profissionais capacitados.

O acompanhamento após a implantação do sistema também é fundamental para garantir uma integração tranquila.

Logo, contratar um sistema de gestão educacional sem suporte de qualidade é um risco elevado.

Parte do sucesso do seu trabalho depende do suporte oferecido pelo fornecedor do sistema de gestão educacional.

Passo 6 – Compare preços e modelos de contratação

O custo é um fator relevante, mas não deve ser o único critério.

• Avalie o que está incluso no valor cobrado.

Alguns sistemas cobram por número de alunos, enquanto outros oferecem pacotes fixos. 

Compare as propostas considerando todos os recursos e serviços inclusos. Opte por contratar um sistema de gestão educacional que ofereça melhor relação custo-benefício, e não apenas o menor preço.

Passo 7 – Verifique a reputação do fornecedor

Pesquise avaliações de clientes atuais e antigos.  Cases de sucesso ajudam a identificar pontos importantes do fornecedor.

• Consulte redes sociais, sites de reclamações e avaliações no Google, mas cuidado, pois existem perfis falsos criados para denegrir a imagens de determinadas empresas;
• Prefira empresas com histórico de satisfação e estabilidade no mercado.

A credibilidade do fornecedor é tão importante quanto os recursos do sistema de gestão educacional contratado.

Erros comuns ao contratar um sistema de gestão educacional

Algumas falhas podem comprometer o investimento.  Entre os erros mais frequentes estão:

• não envolver a equipe na escolha.
• ignorar a escalabilidade do sistema.
• focar apenas no preço e não na qualidade.
• não testar a usabilidade antes da contratação.

Evitar esses erros garante maior segurança na decisão.

Tecnologias empregadas em sistemas de gestão educacional

A tecnologia está transformando rapidamente a gestão escolar. Entre as tecnologias atuais estão:

• automação de processos com inteligência artificial.
• análise preditiva para identificar riscos de evasão ou inadimplência.
• integração com plataformas de ensino híbrido.
• aplicativos mobile para comunicação e gestão ágil.
  

Ao contratar um sistema de gestão educacional, considere soluções alinhadas a essas inovações.

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Conte com o sistema de gestão educacional Proesc

O Proesc é uma solução completa para escolas que buscam eficiência e organização. Integra áreas pedagógicas, administrativas e financeiras em uma única plataforma.

Nossa plataforma oferece interface intuitiva, segurança de dados e o suporte especializado faz parte dos nossos diferenciais.

Além disso, é adaptável às necessidades de instituições de diferentes finalidades e portes, como pequenas instituições, redes privadas, escolas públicas, dentre outras.

Conheça nossas principais soluções.

• Sistema de gestão escolar;
• Agenda de comunicação escolar;
• Máquina de matrículas;
• Gestão de relacionamento de potenciais alunos;
• Proesc Prime;
• Novos Recursos e Funcionalidades;
• Inteligência em análise de dados escolares;
• Inteligência em pagamentos escolares.
• Proesc Gov.

O Proesc se destaca pelo equilíbrio entre tecnologia, custo-benefício e atendimento humanizado.

Contratar um sistema de gestão educacional é um passo estratégico que deve ser implementado para quem pretende oferecer ensino de qualidade e vencer os desafios da escola do século XXI.

A decisão deve ser baseada em necessidades reais, qualidade técnica e suporte confiável.

Seguindo os passos apresentados, a instituição terá mais segurança na escolha.

Um bom sistema transforma a gestão e potencializa os resultados acadêmicos e administrativos.

Antes de contratar um sistema de gestão educacional peça à Proesc uma demonstração gratuita e sem compromisso.

Faça contato pelo e-mail: felipe.ferreira@proesc.com ou ligue no telefone (55) 11 98837-3158. 

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