Um dos maiores privilégios que a tecnologia trouxe para a atualidade é a possibilidade de moldarmos nossas atividades do dia a dia como quisermos. Isso se estende à gestão escolar, visto que uma instituição de ensino é composta por áreas diversas, e administrá-las é um grande desafio.

São inúmeras tarefas executadas e controladas diariamente, que fazem da tecnologia uma grande aliada dos gestores, desempenhando um papel mais estratégico junto às instituições.

Os sistemas de gestão escolar, por exemplo, são opções que facilitam a vida de todo o ecossistema educacional, proporcionando a organização dos dados em uma única tela, além de agilidade operacional.

Quer descobrir se fazer a gestão escolar online realmente vale a pena? Então conheça os pontos positivos e negativos dessa prática e escolha aquela que corresponde ao seu perfil e, principalmente, suas metas. Vamos lá?

Como fazer gestão escolar online?

A gestão escolar online pode ser realizada a partir de um sistema que utiliza a internet para automatizar e otimizar as tarefas administrativas, pedagógicas e financeiras de uma instituição de ensino.

Assim, por meio de um software online, gestores, professores, pais e alunos podem acessar informações, realizar tarefas e acompanhar o desempenho escolar de forma remota.

De maneira geral, essas soluções possuem diversas funcionalidades, como:

• Secretaria: controle de matrículas, frequência, boletim, histórico escolar, comunicação com pais e alunos;
• Pedagogia: planejamento de aulas, grade curricular, conteúdos digitais, acompanhamento de desempenho, avaliação de aprendizagem;
• Financeiro: gestão de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, folha de pagamento, controle de inadimplência;
• Biblioteca: controle de acervo, empréstimos, devoluções, reservas;
• Recursos Humanos: gestão de pessoal, folha de pagamento, férias, benefícios;
• Comunicação: envio de comunicados, avisos, eventos, tarefas, recados.

Principais benefícios da gestão escolar online

Vamos combinar: em um mundo onde o tempo é escasso e, por isso, deve ser aproveitado da melhor maneira, conseguir alcançar os objetivos e atender as expectativas dos pais e profissionais que atuam na escola vai além de um simples desejo — se torna um objetivo.

E, para atingir esse objetivo, a tecnologia pode facilitar (e muito) o processo, ao mesmo passo que pode ser um desafio. Vamos conhecer, abaixo, as principais vantagens e objeções da gestão escolar online. Acompanhe!

Redução de custos diretos e indiretos

Esqueça aquela imagem de secretária com diversos armários e papéis espalhados por todo lado. A transição dos processos manuais para os digitais representa o melhor direcionamento dos recursos financeiros. São eles:

• minimiza o uso de material de papelaria;
• possibilita ações preditivas para aumento de ticket médio, ou seja, faturamento total de determinado período, dividido pela quantidade total de novas matrículas/rematrículas realizadas durante o mesmo período;
• reduz a inadimplência, com alerta automático para lembrete de pagamento e cobrança via e-mail, SMS e notificação no APP;
• e muito mais.

Centralização e integração de informações

Já pensou em ter todas as informações importantes, desde boletins, quantidade de faltas dos alunos às pendências financeiras em uma só tela? Com a gestão escolar online é possível.

Isso facilita o acesso aos dados escolares por parte do corpo docente, coordenadores e funcionários. Assim, eles terão em mãos, sempre que precisarem, todas as informações importantes a um clique de distância.

Padronização de processos

Quando qualquer processo segue um padrão, é mais difícil ocorrer desvios e, consequentemente, são otimizados os recursos, o tempo, as atividades etc. 

Nesse caso, a padronização garante a melhor forma de executar um trabalho, tendo a repetibilidade do resultado, com a realização contínua da mesma forma.

Desafios do sistema de gestão escolar online

Existem alguns desafios associados ao adotar essa ferramenta na sua escola que devem ser mencionados. As mais importantes estão abaixo. Confira!

Resistência à mudança

A adaptação do processo analógico para o automatizado nem sempre é intuitivo, o que pode ser um problema. Afinal, a utilização de novas tecnologias requer tempo e disposição para aprender a manuseá-las corretamente.

Além disso, se os colaboradores da instituição de ensino estão sempre atarefados, provavelmente se mostrarão cautelosos em adicionar mais uma tarefa em suas rotinas de trabalho, principalmente se tiverem que fazer isso fora do horário do expediente.

No entanto, independente dessas questões, um bom sistema de gestão escolar online oferece treinamentos para o time escolar aprender a utilizar o sistema e oferece suporte caso surjam dúvidas ou dificuldades na utilização do mesmo.

Investimento em tecnologia

Os recursos para a aquisição de tecnologias nem sempre são baratos. Além do sistema de gestão, a escola precisará arcar com a compra de computadores e tablets para disponibilizar aos funcionários.

Também deve existir uma capacidade técnica adequada para trabalhar eficientemente, com a instalação e manutenção dos equipamentos. Em conjunto, é necessário adquirir um pacote de internet eficiente, evitando possíveis falhas na comunicação.

Conte com um sistema de gestão escolar online eficiente

Como você pôde constatar, a gestão escolar online se apresenta como uma excelente alternativa para proporcionar às instituições educacionais uma gestão eficiente em todos os aspectos.

O Proesc é a melhor opção para automatizar a gestão na escola, integrando todas as áreas da sua instituição de ensino de forma online e segura. Com ele, você transforma, também, a gestão financeira da sua instituição de ensino com módulos e funcionalidades específicos para automatizar o fluxo de caixa, cobranças, recebimentos de mensalidades e muito mais.

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