Muito além dos bons professores e de um ambiente amigável para os alunos se desenvolverem, escolas demandam também um planejamento financeiro adequado para funcionar bem. Uma administração adequada das finanças sustenta tanto a estrutura pedagógica quanto a infraestrutura da instituição. O grande desafio é combinar a abordagem particular de uma escola com as boas práticas de gestão empresarial. Uma instituição de ensino, afinal de contas, não é uma empresa convencional. Abordaremos algumas dicas para realizar um planejamento financeiro adequado. Confira!

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Defina metas e prioridades

O início de tudo consiste em determinar formas de controle financeiro sobre a escola. O importante é estabelecer metas e reservas mensais destinadas a satisfazer as necessidades — e os imprevistos. Metas são os objetivos destinados a melhorar a instituição como um todo, além de torná-la mais agradável para pais, alunos e colaboradores. A finalidade principal é combinar ambiente escolar atraente com gestão lucrativa. Porém, para isso, as metas precisam ser realistas. Não adianta muito estabelecer objetivos irreais com um fluxo de caixa apertado. Os gestores devem avaliar seus números e elaborar metas sustentáveis baseadas nesses resultados. São exemplos de questões que podem ser trabalhadas pelos administradores:

• determinar uma meta de novas matrículas para o próximo ano;
• como reduzir o número de inadimplentes;
• pesquisar a demanda por cursos extracurriculares.

Faça um levantamento dos recursos

Após definir as metas, é crucial verificar se há recursos disponíveis para implementar melhorias na escola. Se os recursos ainda não estão disponíveis na totalidade, o planejamento financeiro se torna ainda mais importante. Metas mais ambiciosas necessitam de investimentos de longo prazo. Estar ciente das condições financeiras atuais é o mínimo para fiscalizar a possibilidade de gerar mais receitas. O gestor deve examinar detidamente as finanças e determinar uma quantidade regular e periódica reservada aos investimentos. Nesse sentido, um sistema integrado de gerenciamento é uma ferramenta essencial. Essa tecnologia permite a gestão centralizada das atividades, dos gastos e das receitas da instituição, permitindo ao gestor investigar o panorama com um número considerável de dados em mãos.

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Considere os diferentes cenários

Há sempre algo a aprender com a gestão de anos anteriores. Ao se utilizar de dados recentes, os gestores podem realizar estimativas mais apuradas sobre os fatores que influem no sucesso financeiro da escola, como o número de desistências e os clientes inadimplentes. Para orientar suas metas e investimentos, os administradores devem prestar atenção em três cenários em particular. Para cada uma dessas situações, uma estratégia diferente deve ser aplicada:

• os números não variam;
• resultados acima da média;
• resultados inferiores ao resultado.

Ao analisar cada uma dessas situações, os gestores se preparam para enfrentar diferentes cenários. Assim, para cada situação deve existir, respectivamente, uma estratégia.

Reduza os gastos secundários

Um assunto tão delicado como cortes na educação, um dos tópicos mais fundamentais para o desenvolvimento humano, certamente traz calafrios. Porém, desde que os alunos não saiam prejudicados, é sempre aconselhável verificar quais gastos são desnecessários e checar o que pode ser otimizado. Repensar as despesas secundárias é crucial para manter a saúde financeira da instituição. Diminuir os gastos ajuda a garantir, também, uma reserva de emergência para o futuro, para se precaver contra flutuações e crises do mercado. Do mesmo modo, reservas estratégicas de capital, recolhidas com a prevenção de gastos desnecessários, são necessárias para evitar surpresas desagradáveis. Consertos e gastos emergenciais para resolver danos na infraestrutura ocorrerão, mas se resguardar contra eles é obrigação do gestor. Algumas formas básicas de evitar o desperdício com gastos secundários em sua escola:

• virtualizar os processos e evitar a impressão excessiva de papel;
• substituir lâmpadas comuns por lâmpadas de LED;
• implementação de torneiras automáticas.

Respeite os aspectos pedagógicos

Além de repensar os custos, é necessário ponderar sobre cada disciplina específica. O tipo de conteúdo determina o tamanho do investimento. Diferentes matérias têm custos variados: uma aula convencional de história não exige um laboratório equipado como as lições de química, por exemplo. Disciplinas mais práticas, como química e biologia, apresentam objetivos pedagógicos, custos e receitas diferentes em relação às mais teóricas, como português e geografia. A proposta de ensino da escola deve ser vinculada às necessidades dos conteúdos. Essa discussão não se limita somente aos gastos com material. Os professores contratados devem estar de acordo com os aspectos pedagógicos e financeiros da escola. É preciso estar atento antes de realizar novas contratações, pois é necessário verificar se o profissional designado se encaixa nas exigências estruturais da instituição. Não adianta querer se antecipar e fisgar os profissionais de currículo mais vasto sem que esses professores se identifiquem com as diretrizes específicas da instituição.

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Use a tecnologia

É um equívoco tentar administrar tudo “à moda antiga” e perder tempo e recursos com essa convicção. A tecnologia é uma importante aliada da gestão financeira escolar, facilitando o cumprimento e fiscalização das metas. Esse auxílio pode vir por meio de ferramentas já estabelecidas e eficientes, como as planilhas de Excel. Como o programa permite fórmulas automatizadas e facilmente acessíveis, o software é sempre uma boa escolha e importante ferramenta para o gerenciamento dos gastos. Sistemas de gestão integrados são eficientes para automatizar atividades burocráticas, liberando os colaboradores para outros setores e tarefas mais produtivas. Se a intenção é trabalhar em um ritmo ainda mais veloz, outra ferramenta importante é o sistema ERP. Esse sistema oferece análises mais aprofundadas e ágeis. Como sistema de integração, o diferencial do ERP é a possibilidade de ser aplicado a outras etapas da administração da escola, não se restringindo aos aspectos financeiros. É um meio de centralizar as particularidades dos diversos setores da instituição e oferecer soluções administrativas diferenciadas. Como pudemos ver neste post, diversas ferramentas e estratégias podem ser combinadas para gerir uma escola: desde as famosas planilhas em Excel até avançados sistemas de integração, a tecnologia é uma aliada fundamental. O importante é ter os dados em mãos e estabelecer metas viáveis, de acordo com o fluxo garantido de caixa. É arriscado se comprometer com metas muito ousadas de longo prazo sem um planejamento financeiro bem-feito.

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