A gestão financeira eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer instituição, inclusive nas escolas. É importante ter controle sobre as finanças, entender as receitas, despesas e saber tomar decisões estratégicas. Para facilitar esse processo, o uso de ferramentas de gestão financeira é essencial. Ao se tratar de instituições de ensino, a inadimplência é um dos maiores problemas no controle das finanças. O não pagamento das mensalidades por parte dos clientes pode indicar prejuízos em manter a qualidade da educação e é capaz de representar um grande empecilho para a escola sair do vermelho. Dessa forma, ter um acompanhamento estratégico, online e automático com ferramentas de gestão financeira que possam ajudar a empresa a melhorar o controle financeiro é de extrema importância. Tanto para as instituições que precisam sair do vermelho quanto para aquelas que não querem passar por esse problema. Identificou-se com o tema? Já pensou em como as ferramentas de gestão financeira podem ajudar a escola sair do vermelho? Então continue a leitura deste post para ficar por dentro do assunto!

O que são ferramentas de gestão financeira?

As ferramentas de gestão financeira são softwares específicos desenvolvidos para auxiliar na organização e controle das finanças de uma empresa ou instituição, como uma escola. Elas permitem que os gestores tenham acesso a informações precisas e atualizadas em tempo real, possibilitando uma análise financeira mais eficiente e uma tomada de decisão mais segura. Essas ferramentas podem oferecer funções diversas, como registro de receitas e despesas, pagamento e controle de contas a pagar, emissão de boletos, conciliação bancária, controle de fluxo de caixa, geração de relatórios financeiros, entre outras. Além disso, muitas ferramentas de gestão financeira possuem integração com sistemas de contabilidade e emissão de notas fiscais, automatizando ainda mais processos e aumentando a eficiência da gestão financeira. Um lado positivo é que as ferramentas de gestão financeira estão cada vez mais acessíveis e fáceis de usar, permitindo que até mesmo pequenas empresas e escolas possam usufruir de seus benefícios. Elas garantem mais agilidade, eficiência e organização na gestão financeira, além de contribuírem para uma melhor tomada de decisões a partir de dados precisos e confiáveis. O uso dessas ferramentas é uma estratégia importante para o sucesso da gestão financeira da escola e para garantir a saúde financeira da instituição.

Por que as ferramentas de gestão financeira são importantes?

A inadimplência na educação cresce a uma taxa de 4,3% ao ano no Brasil, e quando não identificada para ser controlada, passa a ser um problema ainda maior, que dificulta o crescimento e a constante melhoria da instituição. Sendo assim, para que a inadimplência deixe de ser um dos motivos para que uma escola consiga sair do vermelho, é preciso organizar e automatizar as tarefas e obrigações. Além também, de implementar uma boa gestão financeira. Isso porque ela é um dos principais setores que englobam a gestão escolar. Uma má gestão pode impactar todos os departamentos da instituição, como no controle de matrículas, notas, faltas e portal para pais e alunos. Em contrapartida, uma boa gestão financeira pode contribuir para que os gestores mantenham a qualidade do ensino, a eficiência pedagógica e acadêmica, uma maior organização dos dados e dos documentos escolares, além de contribuir para uma maior eficácia e otimização de assuntos burocráticos, como a diminuição das taxas de inadimplência.

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Softwares especializados foram criados para tornar o processo de gestão mais completo, confiável e eficaz, já que, quando tais processos são realizados de forma manual, corre-se o risco de perder datas e de esquecer de emitir boletos, por exemplo. Então, quando uma escola reconhece que está com problemas financeiros ao ponto de prejudicar as outras atividades institucionais, é o momento de tomar medidas imediatas, como a identificação de despesas, de pagamentos e de receitas, assim, haverá a possibilidade da escola sair do vermelho. O software especializado em instituições de ensino otimiza esses processos, gera dados, relatórios e soluções reais — podendo ser eficaz na retomada do controle financeiro.

O que uma ferramenta de gestão financeira pode fazer pela sua escola?

“Voltar para o verde” pode ser um processo muito mais difícil quando feito sozinho, de forma manual e sem instruções. Ferramentas de software focadas no setor financeiro podem ajudar você a controlar e organizar os dados da escola e, inclusive, identificar e analisar riscos, indicando as taxas de inadimplência, controle de gastos, os déficits e superávits, além das falhas existentes que dificultam a retomada do crescimento. Como resultado, é possível ter informações suficientes em mãos para melhorar a tomada de decisões na gestão financeira e, em consequência disso, fazer a escola sair do vermelho — promovendo uma sustentabilidade com metas, objetivos e mudanças de rota planeados. Para deixar esse assunto um pouco mais claro, a seguir, listamos os benefícios que um software de gestão pode trazer para a sua instituição. Acompanhe.

Gestão do caixa da escola

A gestão do caixa da escola contribui gerando relatórios financeiros diariamente, os quais contêm todos os dados da movimentação bancária da instituição — o que entrou, o que saiu, o que foi pago e o que não foi.

Cobrança automática de mensalidades escolares

A cobrança automática é feita por meio da geração e envio de boletos bancários e o respectivo alerta de lembrança via e-mail e SMS, os quais são enviados aos clientes antes do vencimento. Quando necessário segunda via de algum boleto, o software também é capaz de gerá-la.

Geração de relatórios financeiros

Estando em contato direto com os bancos, o software gera, em tempo real, gráficos e dados do relatório financeiro, como a relação da evolução de inadimplentes, listagem de pagamentos, gráficos de faturamento, balanço, entre outros.

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Gestão de contas a pagar

As contas, para que não sejam esquecidas, são geradas de forma automática — sejam elas variáveis ou fixas. Tomemos como exemplo: a empresa fornecedora de energia elétrica, que é uma conta fixa da instituição, pode ser cadastrada no sistema, a fim de que a cobrança não deixe de ser feita.

Negociação de débitos escolares

A negociação de débitos escolares acontece da seguinte forma: se algum pagamento não for feito de forma integral, o software gera e envia automaticamente um novo boleto com o valor restante.

Comunicação facilitada

Uma boa gestão escolar ainda proporciona uma comunicação acessível, frequente e facilitada entre a escola, os pais e alunos, os quais podem conversar sobre as demandas, as cobranças, os pagamentos e, principalmente, sobre o andamento e crescimento institucional. Com essas facilidades da gestão educacional e, principalmente, da gestão financeira, o risco de esquecimento por parte dos gestores, e também dos clientes, sobre cobranças e pagamentos, é reduzido. Com isso, as taxas de inadimplência, a rápida identificação dos riscos e a necessidade de cortes financeiros, também.

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A escola sair do vermelho com o uso de ferramentas de gestão é um ato de coragem ou de responsabilidade?

Digamos que é um ato de coragem por reconhecer que sua escola está no vermelho e de responsabilidade, por precisar adotar medidas imediatas para melhorar tal realidade. O software ideal para sua escola é aquele que facilita e melhora a sua vida, assim como o Proesc.com. Que pensa e projeta a longo prazo e que identifica soluções reais e eficazes, por meio da automatização de tarefas e da melhor gestão educacional e financeira.Fazer a escola sair do vermelho implica em um acompanhamento estratégico que ajudará a empresa a atingir suas metas e voltar a crescer. Controle, organização e otimização são as palavras essenciais quando falamos em gestão financeira. É preciso conhecer sua instituição, os riscos que ela corre, o que ganha e o que perde diariamente.

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Ficou interessado em saber quais ferramentas de gestão melhor se encaixam na sua escola? Que tal entrar em contato conosco? Saia logo do vermelho, sua instituição de ensino precisa voltar a crescer!

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