A sustentabilidade de uma instituição de ensino vai muito além da relação professor-aluno. Por isso, a gestão financeira escolar é tão importante quanto acompanhar a qualidade pedagógica e o desempenho dos estudantes. Uma gestão financeira realizada com competência evita que a escola sofra com problemas de capital de giro, pois as contas ficam equilibradas sem precisar sacrificar a qualidade pedagógica do negócio, que é o principal foco da prestação desse tipo de serviço. Para contribuir com a administração da sua escola, elaboramos este guia que debate sobre a importância do controle financeiro e do planejamento orçamentário. Além disso, disponibilizamos 6 passos para implementar uma gestão financeira escolar efetiva na sua instituição. Acompanhe!

O que é a gestão financeira escolar?

A gestão financeira escolar é o processo de planejar, organizar, controlar e otimizar os recursos financeiros de uma instituição de ensino. Com o objetivo de assegurar a eficiência da escola, é preciso planejar as entradas e saídas de recursos com mecanismos de análise e controle. Uma instituição de ensino tem como objetivo transmitir conhecimento, mas ela não deixa de ser um negócio como qualquer outra pessoa jurídica. Tem muitos funcionários, contas a pagar e contas a receber que precisam estar devidamente organizadas. Qualquer escola, seja ela pública ou privada, precisa controlar seu capital. Existem diversas necessidades a serem sanadas: funcionários que precisam ser pagos, equipamentos a serem comprados ou consertados, reformas e manutenção da estrutura física, cursos de capacitação de mão de obra, investimentos em novas tecnologias, entre outros itens.

Como funciona o setor financeiro de uma escola?

O setor financeiro deve basear a gestão escolar nos seguintes fatores:

• orçamento e planejamento financeiro;
• gestão de receitas;
• gestão de despesas;
• contabilidade;
• gestão de pagamentos;
• gestão de bolsas e assistência financeira;
• planejamento de investimentos.

Orçamento e planejamento financeiro

O setor financeiro da escola é responsável por criar e gerenciar o orçamento da instituição. Isso envolve a previsão de receitas e despesas, bem como o planejamento financeiro de longo prazo para garantir que a escola possa atender às suas necessidades financeiras futuras.

Gestão de receitas

Isso inclui a gestão de todas as fontes de receita da escola, como mensalidades, doações, patrocínios, vendas de produtos ou serviços, e subsídios governamentais, entre outros.

Gestão de despesas

O setor financeiro é responsável por gerenciar todas as despesas da escola, incluindo salários dos funcionários, contas de serviços públicos, suprimentos educacionais, manutenção de instalações, entre outros.

Contabilidade

Isso envolve o registro e acompanhamento de todas as transações financeiras da escola, incluindo receitas, despesas e ativos. A contabilidade também inclui a preparação de relatórios financeiros regulares, como balanços, demonstrativos de resultados e fluxos de caixa.

Gestão de pagamentos

O setor financeiro processa todos os pagamentos da escola, incluindo salários de funcionários, contas a pagar a fornecedores e prestadores de serviços, reembolsos de despesas, entre outros.

Gestão de bolsas e assistência financeira

Em algumas escolas, o setor financeiro é responsável por administrar programas de bolsas de estudo e assistência financeira para alunos que necessitam de apoio financeiro para frequentar a escola.

Conformidade legal e regulatória

A gestão financeira garante que a escola esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos financeiros aplicáveis, incluindo questões fiscais, trabalhistas e regulamentações específicas do setor educacional.

Planejamento de investimentos

Em algumas escolas, o setor financeiro pode ser responsável por gerenciar os investimentos da instituição, buscando maximizar o retorno sobre os recursos financeiros disponíveis.

Qual a importância de realizar o controle financeiro?

Para definir onde alocar os recursos de forma eficiente, sem nenhum impacto na qualidade pedagógica, é preciso planejamento. O gestor deve mapear todas as necessidades da escola, ganhando uma visão panorâmica do negócio. Dessa forma, serão mais assertivas as decisões de distribuição da verba. O primeiro passo é elaborar um orçamento geral, com o plano de despesas e custos da pessoa jurídica. Gastos com despesas recorrentes, referentes à manutenção do dia a dia, despesas de capital, como compra de equipamentos ou execução de obras e outras particularidades de cada instituição de ensino precisam ser monitorados. Portanto, o controle de fluxo de caixa é uma ferramenta importantíssima da gestão financeira escolar, pois não só gerencia os valores, mas também as datas de entrada e saída do dinheiro.

• SEGREDOS PARA ORGANIZAR O FLUXO DE CAIXA DA ESCOLA! (Saiba mais sobre o assunto lendo este artigo)

Desafios da gestão financeira escolar

A gestão financeira nas instituições de ensino enfrenta uma série de desafios específicos devido à natureza única do setor educacional. Alguns dos principais desafios incluem:

Flutuação de receitas

As instituições de ensino dependem de várias fontes de receita, incluindo mensalidades, financiamento público, doações e patrocínios. Gerenciar essas diferentes fontes de receita pode ser desafiador, especialmente quando há flutuações econômicas ou mudanças nas políticas de financiamento.

Custos operacionais crescentes

Os custos operacionais, incluindo salários de professores e funcionários, manutenção de instalações e desenvolvimento de currículo, muitas vezes estão em constante aumento. Gerenciar esses custos enquanto se mantém acessível para os alunos pode ser um desafio significativo.

Concorrência

A concorrência entre as instituições de ensino pode ser acirrada, especialmente em áreas onde há várias opções disponíveis para os alunos. Isso pode colocar pressão sobre as instituições para investir em marketing e desenvolvimento de programas acadêmicos atraentes, ao mesmo tempo em que mantêm as despesas sob controle.

Regulamentações e conformidade

As instituições de ensino estão sujeitas a uma série de regulamentações governamentais e padrões de conformidade, que podem variar dependendo da localização e do tipo de instituição. Garantir o cumprimento dessas regulamentações pode ser complexo e exigir recursos significativos.

Tecnologia e infraestrutura

A integração de tecnologia educacional e a manutenção da infraestrutura necessária para suportá-la pode ser cara e complexa. As instituições precisam equilibrar o investimento em tecnologia com outras prioridades financeiras.

Ciclos sazonais de receita

As instituições de ensino muitas vezes enfrentam ciclos sazonais de receita, com picos durante os períodos de inscrição e quedas durante os recessos escolares. Gerenciar o fluxo de caixa ao longo do ano pode ser desafiador.

Como fazer para garantir uma boa gestão financeira escolar?

Conheça alguns princípios que norteiam uma gestão financeira escolar eficiente. Listamos os tópicos mais importantes, que não podem deixar de serem implantados na sua instituição de ensino, explicando como executá-los.

 Promova a redução de custos

A economia de todo país é cíclica. Por isso, mesmo que sua escola não apresente problemas de capital de giro no presente, é sempre aconselhável examinar quais gastos são desnecessários e que podem ser cortados ou otimizados. Prestar atenção às despesas secundárias é fundamental para que a saúde financeira da escola não seja impactada em momentos de crise financeira. Cortar ou diminuir esses gastos resultará na possibilidade de criação de uma reserva financeira para o futuro. Surpresas acontecem como desembolsos com consertos urgentes na infraestrutura do local de funcionamento da escola. Ter uma parte do seu orçamento separada para emergências é uma prática importante para realizar uma gestão financeira para escolas. É preciso muito cuidado para reduzir despesas quando o serviço prestado é tão delicado quanto o do setor de educação. Afinal, estamos tratando da prestação de um serviço de grande responsabilidade. Por isso, ao mapear custos para serem cortados ou restringidos, a administração jamais pode perder o foco no seu cliente: o aluno. Não sabe por onde começar? Veja algumas dicas, abaixo.

Consumo de papel e energia elétrica de impressoras

Existem aplicativos que facilitam a vida do professor para elaboração de testes, provas e exercícios, eliminando o gasto com papel, tinta para impressão e eletricidade;

Uso consciente da água

Uma escola normalmente possui diversos banheiros. Por sua vez, representam um grande consumo de água por meio de suas torneiras e descargas. Investir em vasos sanitários com caixa acoplada e torneiras automáticas representará uma diminuição significativa no gasto com água. Campanhas de conscientização para o uso inteligente da água também são formas de otimizar essa despesa;

Utilização inteligente da luz

Todo brasileiro sentiu no próprio bolso a alta de preço da energia elétrica nos últimos anos. Portanto, para economizar energia elétrica, vale usufruir ao máximo a luz natural durante o dia. Os docentes devem utilizar pátios e outros espaços abertos para fazer diversas atividades que não sejam somente ligadas à educação física. Trocar as lâmpadas comuns pela versão de LED também é uma ótima ideia. Dependendo do tamanho da sua instituição de ensino, pesquise e calcule se vale a pena investir em painéis de energia solar.

Controle as despesas

Todo negócio tem metas a serem alcançadas com o propósito de inovar e melhorar seus produtos ou serviços prestados. No caso de uma instituição de ensino, as metas mais utilizadas estão relacionadas ao número de matrículas, ao faturamento, à capacitação do corpo docente, taxas de inadimplência e benfeitorias na infraestrutura. A principal importância de ter metas é o direcionamento que elas dão para a empresa. O objetivo é sempre expandir os negócios de forma planejada e sustentável. Só que para isso é necessário ter capital para ser empregado. E, caso o valor necessário não esteja disponível de imediato, isso não é um problema. É aqui que está a importância do controle das despesas e do planejamento financeiro. Metas de longo prazo pedem investimentos também de longo prazo. Ao saber exatamente quais são os custos fixos e variáveis da escola, será possível calcular o valor mensal que estará à disposição para ser utilizado no cumprimento dos objetivos traçados. A folha de pagamento costuma ser uma das maiores despesas de uma empresa. Ou seja, é um item que não pode deixar de estar sob controle na gestão financeira para escolas. Sabemos que funcionário feliz é funcionário produtivo. Bons salários podem não ser o único fator de satisfação de um colaborador, mas ser recompensado financeiramente por um trabalho bem prestado é muito gratificante para qualquer pessoa. Procure fazer um levantamento do seu quadro de funcionários, identificando seu setor de trabalho e sua função. Ao direcionar a atenção para o trabalho pedagógico de qualidade, o gestor pode não se atentar a processos que podem ser melhorados, otimizando o tempo de execução de cada tarefa. Sistemas de gestão integrados efetuam atividades repetitivas e burocráticas, tonando viável a diminuição do número de trabalhadores dos departamentos administrativo e financeiro.

Implemente um setor de cobranças

Todo negócio precisa de um método de cobrança eficiente, pois a inadimplência está presente em quase todas as empresas. Instituições de ensino não são diferentes, portanto a necessidade de estratégias eficientes e coerentes é real para garantir resultados positivos. Ninguém deixa de quitar um pagamento propositadamente. Existem diversos motivos por trás de um inadimplente. Cabe à escola buscar entender o que aconteceu, afinal a intenção é que o devedor pague seu débito e continue sendo seu cliente. Com esse entendimento, você poderá oferecer opções que sejam viáveis e caibam no orçamento do inadimplente. Assim, evitando que ele agrave mais sua situação financeira com negociações que não caberão no seu bolso. Seu método de cobrança precisa estar atento à lei. De acordo com o Artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor, fica proibido expor o devedor ao ridículo ou submetê-lo a qualquer tipo de ameaça ou constrangimento. A punição para empresas que descumprem a lei é de três meses a um ano de prisão. Além disso, também tem o pagamento de multa. Logo, seja interno ou terceirizado, o setor de cobrança da sua escola precisa estar sempre atento aos procedimentos e diretrizes ao entrar em contato com um cliente inadimplente.

• INADIMPLÊNCIA ESCOLAR: DESCUBRA COMO REDUZIR! (Quer saber mais sobre inadimplência escolar? Leia este artigo)

Devem ser criados processos coesos com abordagens efetivas para realmente solucionar o problema do cliente e da escola. Estes devem ser organizados por meio de uma régua de cobrança. Esse mecanismo auxilia a padronização das ações a serem realizadas. Ele conta com envios de mensagens de texto para o celular e e-mails. Dessa forma, facilita o pagamento de valores atrasados ou mesmo lembrando o cliente de que haverá um vencimento em breve.

Realize a gestão de caixa

Registrar as entradas e saídas, com valores e datas, é o primeiro (e mais importante!) passo para um controle apropriado do fluxo de caixa. A disciplina aqui é indispensável, pois cada centavo deve estar de acordo com o extrato bancário da conta pessoa jurídica. Fazendo comparativos mês a mês, os gastos e recebimentos serão sempre estudados, impactando na análise de corte de despesas e gerenciamento da inadimplência. Apesar de algumas empresas ainda terem preferência pelo controle manual para identificar o que e quando entram e saem recursos, existem muitos aplicativos de gestão financeira disponíveis no mercado. Diversas plataformas de gerenciamento financeiro facilitam muito a vida do gestor, otimizando tempo e produzindo relatórios importantes para análise do caixa. Esse exame das contas auxilia na identificação de desperdícios. Ao analisar os dados, é possível descobrir onde é viável implantar medidas para contenção de despesas. Garantir o aumento da lucratividade do seu negócio pode ser o resultado de providências simples. Um exemplo é utilizar canais de comunicação mais baratos do que ligações telefônicas (e-mails ou aplicativos). Ou, controlar de forma mais eficiente o uso de produtos de limpeza, materiais de escritório e descartáveis, entre outros itens. Lembre-se que só planejar e estruturar mudanças não é suficiente. É preciso monitorar o resultado das ações implantadas, para apurar se o objetivo de redução de custos está sendo atingido. O acompanhamento periódico do orçamento mostrará se as metas estão sendo alcançadas e, caso negativo, onde o foco deve estar. Muitas vezes, além do controle de gastos, o problema pode estar na administração dos recebimentos das mensalidades escolares. Isso pode gerar graves consequências para a saúde financeira da instituição.

Adote medidas de combate à inadimplência na escola

A perda do emprego ou a desorganização e falta de comprometimento com o pagamento da mensalidade geram graves problemas de inadimplência nas escolas. Para controlar os valores a serem recebidos, é preciso ter organização. É importante conseguir identificar o motivo pelo qual seu cliente ficou devedor. A negociação que você irá oferecer deve ser diferente para o inadimplente pontual e o que já é recorrente. Antes de falarmos sobre as soluções para quem já está com pagamentos em atraso, vamos pensar nas formas de trabalhar com um cenário preventivo para evitar chegar nesse estágio. Uma estratégia eficaz é incentivar pais e alunos a realizarem o pagamento antecipadamente. Existem sistemas de gestão que enviam lembretes via mensagem de texto, ligações automatizadas ou e-mail. Muitos clientes acabam atrasando suas contas simplesmente por falta de ordem e disciplina na organização de suas despesas. Oferecer descontos para quem paga antes da data de vencimento também é uma sugestão válida. Principalmente para evitar atrasos na quitação da mensalidade e conseguir ter um controle efetivo dos recebimentos e do fluxo de caixa. Outra iniciativa para redução da inadimplência escolar é a utilização de algum sistema de gestão recorrente exclusivo para escolas. Esse tipo de sistema fica responsável pela geração e emissão automática dos boletos, agilizando e desburocratizando o processo de cobrança. Esse mecanismo também faz o envio dos lembretes que citamos acima, tanto por meios eletrônicos como por automação via telefone.

• SISTEMA DE GESTÃO ESCOLAR: VALE A PENA? (Leia esse artigo e saiba mais sobre o assunto)

Não se esqueça que são seres humanos que estão por trás do atraso nos pagamentos. Para neutralizar esse transtorno, é preciso primeiro compreender o processo gerador do problema. A gestão escolar também é responsável por educar financeiramente seus clientes, desenvolvendo neles consciência para redução dos atrasos.

Implemente sistemas de gestão

A gestão financeira para escolas compreende um grande número de detalhes e procedimentos. Por isso, é realmente imprescindível a adoção de um sistema de gestão para automatizar o gerenciamento financeiro.

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Ao usar esse tipo de plataforma, você otimizará o tempo da sua equipe para outras funções que precisam do capital humano para serem realizadas. Por exemplo, a interação com alunos e pais ou entre o corpo docente e a área administrativa do seu negócio. Mas de que forma isso se torna possível? Deixando de realizar tarefas repetidamente. A automação permite que informações sobre o aluno e a cobrança sejam registradas uma única vez, fazendo com que o envio da cobrança seja automático pelo prazo que for definido em sistema. O cliente também terá segurança e facilidade ao poder optar pelo pagamento por cartão de crédito ou boleto bancário. Ao identificar a baixa da mensalidade, o sistema avisa o gestor e também gera uma lista dos devedores, atualizando o fluxo de caixa automaticamente. Ter o conhecimento de quais alunos estão inadimplentes, do valor da dívida e do tempo de atraso é de suma importância para a eficiência da gestão financeira escolar. Para isso, escolha uma opção de sistema online financeiro que seja totalmente integrada com seu sistema de gestão de mensalidades e pagamentos. Soluções tecnológicas auxiliam a construção de orçamentos mais sólidos e próximos da realidade. Outra vantagem oferecida por esse tipo de tecnologia é a redução de erros humanos, proporcionando mais segurança no controle de fluxo de caixa. Ao ter todos os dados do seu negócio agrupados em uma só plataforma, o gestor será capaz de projetar melhor a alocação eficiente dos recursos da instituição de ensino.

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Usando a tecnologia para a gestão administrativa da escola

Todo empresário tem conhecimento dos altos custos trabalhistas no Brasil. Afinal, a folha de pagamento dos recursos humanos costuma ser uma das mais altas despesas de qualquer empresa. Por esse motivo, esse item também precisa ser monitorado de perto e otimizado o máximo possível. Uma boa gestão financeira é aquela que faz mais tarefas com menos recursos, sem nunca comprometer a qualidade da prestação do serviço. Para isso, é preciso organizar processos, o que pode ser facilmente feito por meio de sistemas de gestão. Usar a tecnologia a favor da organização administrativa de sua instituição de ensino só vai gerar benefícios para você e sua equipe. Existem diversas opções de sistemas online no mercado que organizam informações e tarefas em várias frentes: contas a pagar, contas a receber, informações cadastrais dos alunos e pais, etc. A utilização desse tipo de plataforma, além de organizar dados e atuar na redução da inadimplência,  vai potencializar o uso dos recursos humanos da escola, pois sistemas de automação serão responsáveis por tarefas repetitivas, como geração de cobrança e comunicação com os clientes por meios eletrônicos.

Análise do panorama do setor educacional brasileiro

Agora que já entendemos mais sobre gestão financeira para escolas, vamos falar um pouco sobre o setor da educação no Brasil. Afinal, um bom gestor precisa estar informado sobre dados macro e microeconômicos do seu mercado, pois decisões assertivas devem ser baseadas em fatos e números. Dessa forma, você poderá expandir os negócios dentro de um cenário de menor risco. Dados do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) mostram que quase metade da população brasileira (49,25%, representando 54,5 milhões de pessoas) que tem 25 anos ou idade acima disso, não completaram o ensino fundamental. O número de cidadãos brasileiros que, apesar de terem concluído o ensino fundamental, não conseguiram completar o ensino médio, é de 16 milhões ou 14,65% da população do nosso país. Cerca de 25% dos jovens adultos entre 20 e 24 anos não chegaram até o final do ensino fundamental. 22,57% das pessoas nessa faixa de idade não concluíram o ensino médio — fatia equivalente a 3,9 milhões de habitantes. 36,5% da população entre 18 e 24 anos desistiu de finalizar o ensino médio. Esse número representa 36,5% desse público. Entre eles, mais da metade (52,9%) abandonou os estudos antes da conclusão o ensino fundamental. O cenário fica ainda mais grave ao identificar que 21,2% desses jovens adultos mal começaram o ensino médio e já largaram a vida escolar. Analisando esses números do setor de educação, vemos que pensar diferente é necessário. Elabore um planejamento estratégico de médio e longo prazo, buscando identificar e se antecipar às necessidades do mercado. Oferte cursos alinhados com a expectativa do seu público de interesse. Para gerar fontes alternativas de renda, busque melhorar o processo de formação acadêmica por meio da produção e geração de conhecimento. Seja diferente!

Pensar diferente é necessário

Agora sua equipe terá mais tempo para pensar em outras estratégias para expansão do seu negócio. Isso porquê você já sabe o que fazer para realizar uma boa gestão financeira para escolas. Veja algumas dicas de como sair na frente dos concorrentes:

• Diversificar o público e criar opções de cursos e programas para terceira idade e adultos com curso médio concluído há muitos anos. E também, a capacitação de pessoas com deficiência, mulheres, etc.);
• Usar novas tecnologias, sistemas de ensino, aulas interativas e intercâmbios;
• Elaborar planejamento estratégico de médio e longo prazo, buscando identificar e antecipar as necessidades de mercado;
• Buscar eficiência operacional. Conceitos de CSC (Centro de Serviços Compartilhados) passam a ser considerados para instituições menores;
• Avançar em produção e geração de conhecimento (pesquisas, patentes, etc). Com objetivo de melhorar seu processo de formação acadêmica e gerar fontes alternativas de renda.

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Conclusão

Agora que você leu nosso guia sobre gestão financeira para escolas, pode se considerar um especialista no assunto. Falamos sobre os pontos mais relevantes para manter sua instituição de ensino em perfeito funcionamento. Assim, evitando que problemas financeiros comprometam a qualidade do serviço prestado aos seus alunos. Abordamos desde a importância da gestão financeira escolar até mecanismos de controle. Bem como, monitoramento de fluxo de caixa, estratégias para redução da inadimplência, boas práticas de cobrança e o uso da tecnologia. Tudo isso por meio de sistemas online de gestão para otimizar os recursos humanos da sua escola e ter relatórios gerenciais assertivos para tomadas de decisões.

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