Um sistema de gestão escolar é uma ferramenta digital essencial para a administração de instituições educacionais modernas. Ele centraliza e automatiza várias tarefas administrativas, facilitando a gestão acadêmica, financeira e operacional.

Neste artigo, exploraremos como esses sistemas estão revolucionando a administração educacional, simplificando processos e melhorando a experiência de estudantes, professores e administradores.

O que é um sistema de gestão escolar online?

Um sistema de gestão escolar online é um software que funciona pela internet que serve como apoio para  diretores, professores, coordenadores, pedagogos, gestores financeiros, pais e alunos. 

Essa ferramenta pode ser acessada por celular, computador, notebook ou tablet e pode incluir módulos para administração de estudantes, gestão de aulas, controle financeiro, comunicação com pais e alunos.

A seguir, separamos aqui alguns motivos que mostram o quanto um sistema de gestão escolar pode contribuir diretamente na redução da inadimplência e em uma melhor gestão.

Quais são as funcionalidades de um sistema de gestão escolar online?

Entre as principais funcionalidades de um sistema de gestão, estão:

gestão de matrículas automatizada;

• controle de frequência dos alunos;
• gerenciamento de notas e relatórios de desempenho;
• controle de mensalidades e taxas;
• emissão de boletos e notas fiscais;
• relatórios financeiros detalhados;
• portal para pais e alunos;
• notificações e avisos via SMS e e-mail;
• fórum de discussão e suporte ao aluno, entre outros.

Com amplas possibilidades, o objetivo do sistema de gestão online é integrar todos os processos escolares em uma plataforma unificada, proporcionando uma visão holística e facilitando o gerenciamento das operações escolares.

Qual a diferença entre ERP e sistema de gestão escolar?

O sistema de gestão escolar funciona como um ERP para as instituições de ensino. Assim, o ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que significa Planejamento de Recursos Empresariais. Ele tem a função de automatizar as atividades de uma empresa, de modo a torná-la mais produtiva e efetiva.

Já o sistema de gestão escolar tem o mesmo objetivo, só que voltado para escolas. Com ele, é possível centralizar todas as informações da instituição de ensino, facilitando o controle e acesso a informações dos estudantes, como notas, faltas, presença e inadimplência.

Qual é a importância de um sistema de gestão escolar?

O sistema de gestão escolar facilita a organização da grande quantidade de informações que a escola recebe diariamente. Os gestores educacionais precisam acompanhar o desempenho dos alunos, as necessidades dos professores e outros gargalos que podem surgir ao longo do ano.

Assim, a digitalização dos dados permite um controle e acompanhamento dessas informações essenciais para o bom funcionamento da escola.

Por outro lado, ao optar por continuar com o modo antigo de registro em papel, as informações podem se perder, a comparação de dados não fica tão clara e muitos problemas podem surgir, a começar pela insatisfação dos responsáveis, estudantes e professores.

A tecnologia faz parte do dia a dia de todos atualmente e precisamos buscar maneiras de inserir essas mudanças de forma satisfatória para toda a comunidade escolar.

Quais desafios o sistema de gestão escolar online ajuda a resolver?

Inadimplência, falta de organização e controle e outros dilemas são comuns nas instituições de ensino, e processos automatizados podem ajudar gestores de escolas a terem melhores resultados.

Entenda, a seguir, como um sistema de gestão escolar online ajuda a enfrentar os principais desafios das escolas.

Burocracia

A burocracia e excesso de documentos é uma realidade em vários negócios, sobretudo nas escolas. Diplomas, certificados, declarações, boletins, comprovantes, etc: é preciso ter muita organização e espaço para guardar e cuidar desses papéis. A boa notícia é que, na era digital, eles podem ser encontrados com poucos cliques.

A vantagem de ter documentos digitalizados e disponíveis no sistema de gestão escolar online é a facilidade com a qual eles podem ser consultados e compartilhados com pais, alunos e professores. Isso reduz tempo e custos.

Dificuldade no acompanhamento individualizado dos alunos

Com vários estudantes matriculados na sua instituição, como otimizar o acompanhamento de cada um deles para oferecer um serviço mais personalizado e atencioso com cada um? Essa é uma dificuldade de muitas escolas, uma vez que professores e secretaria não conseguem dar conta de gerenciar tanta informação.

Com um sistema de gestão escolar online, tudo fica mais fácil. Os docentes podem diariamente alimentar o software com dados sobre frequência, notas, atividades e demais ocorrências. Esses dados ficam disponíveis para os pais e para a secretaria.

Dessa forma, basta acessar o sistema ou aplicativo para saber o que está acontecendo em tempo real e monitorar com maior proximidade o desempenho dos alunos.

Falhas de comunicação

Em um gancho com o tópico acima, um sistema de gestão escolar online e a possibilidade de ter dados sincronizados e atualizados são aspectos que melhoram a comunicação dentro e fora da escola.

Se um aluno faltou e precisa saber o que aconteceu na aula e se há alguma tarefa pendente, se um pai deseja saber mais sobre as notas e faltas do filho, isso e tudo mais sobre a rotina escolar pode ser compartilhado e descoberto em poucos cliques.

Pouca captação de novos estudantes

A tecnologia despertou nas pessoas uma demanda por agilidade e conveniência. Assim, considere o fato de que muitas pessoas fecham a matrícula em escolas, cursos e universidades que oferecem mais facilidade, como matrícula online, envio de documentos digitalizados, etc.

Se sua instituição de ensino conta com um sistema de gestão escolar online integrado ao financeiro e à secretaria, pode proporcionar esse conforto e agilidade, aumentando as chances de elevar matrículas.

Quais são os benefícios de um sistema de gestão escolar?

1. Aumento da segurança dos dados da escola

Por incrível que pareça, um sistema de gestão escolar online garante muito mais segurança e organização para seus dados. Isso é possível para que a plataforma seja protegida por tecnologias desenvolvidas especialmente para este fim.

O conteúdo do sistema fica protegido na nuvem e só poderá ser acessado online com a senha e o login do administrador e de seus assessores. Ou seja, não existe o risco das informações mais importantes da escola caírem nas mãos de pessoas mal intencionadas.

O acesso a esses dados pode ser restrito para pessoas determinadas, fornecendo ao gestor o controle absoluto dos dados escolares. Pense naquelas informações mais sigilosas, como as contas bancárias e balancetes de caixa. Com essa plataforma educacional, esses dados estarão protegidos com o suporte de um servidor.

A garantia de segurança se dá por meio de um sistema de senhas com criptografia.

2. Redução dos custos da sua escola

Uma boa gestão passa pela redução e melhor aproveitamento das receitas. Investindo em um sistema de gestão escolar online, cujo valor de aquisição é acessível, sobrará mais verba para aplicar no que realmente interessa — que é a melhoria da escola e da qualidade do atendimento aos alunos.

Com o investimento em uma ferramenta para gestão da educação de bom custo-benefício, o gestor escolar ainda pode criar um fundo de segurança para o caso de inadimplência na escola. Afinal, com mais dinheiro em caixa, a falta de pagamento de alguns alunos evitará danos tão profundos.

Um bom exemplo da economia gerada pela utilização do software é a redução da emissão e impressão de documentos, afinal, tudo pode ser acessado por meio da plataforma. Os gastos com papel diminuem, sem contar que a produtividade dos colaboradores aumenta com as facilidades que o sistema para gerenciamento de escolas oferece.

3. Gestão da escola de forma online

Um bom gestor escolar web, desenvolvido com maestria, garante maior organização dos dados e um acompanhamento em tempo real. Por meio de relatórios de resultados, o gestor poderá prevenir problemas e tomar decisões com mais agilidade e eficiência.

É possível acompanhar a performance do corpo docente, sua frequência, as faltas e até mesmo as tarefas que são atribuídas aos alunos. Pode-se também elaborar um plano de carreira para os professores a partir de uma coleta de dados pelo sistema.

4. Otimização do tempo

A maioria dos sistemas locais de gestão não oferecem mobilidade e nem relatórios inteligentes que possam ser agendados. Dessa forma, perde-se muito tempo para captar informações, sem agilizar a tomada de decisões e ampliando eventuais dispersões.

Contudo, apostando em um sistema de gestão escolar online, que permita acesso com mobilidade, sobraria tempo para trabalhar em ações e atividades que busquem maior lucratividade e na redução da inadimplência escolar, estabelecendo-se uma comunicação mais efetiva, por exemplo.

Os colaboradores trabalham com menos risco de erros e com incrível controle de tempo sobre suas atividades.

5. Otimização dos recursos disponíveis

O software opera para que o gestor tenha o controle geral de todos os departamentos da instituição. Dessa forma, fica mais simples identificar quais setores precisam de maior investimento e quais estão gastando demais sem necessidade.

Assim, será possível alinhar os recursos disponíveis, equilibrando os gastos com uma visão ampla e clara de todos os departamentos. Pense, por exemplo, no almoxarifado: com todos os dados inseridos e organizados pelo software, será possível antecipar-se ao abastecimento dos materiais necessários antes que faltem.

Conhecer o estoque da escola também é muito importante para evitar desperdícios e conseguir fazer previsões semestrais ou anuais dos demais gastos. Com essas informações, a escola poderá ainda buscar soluções para as despesas serem diminuídas e melhor direcionadas.

6. Redução da inadimplência escolar

O avanço ou diminuição das taxas de inadimplência na escola podem ser facilmente acompanhados com o uso de um sistema de gestão financeira para escolas. Como a lei não é clara sobre quais medidas a escola deve tomar, já que o aluno não pode ser impedido de assistir às aulas em caso de inadimplência, é necessário, pelo menos, entender esses números com exatidão.

O software permite a identificação imediata, liberando a escola para agir com rapidez e acompanhar o processo, visando evitar possíveis retaliações dos pais dos alunos. Quando o problema for identificado, a escola poderá solicitar a presença daqueles responsáveis para uma reunião, a fim de sanar o problema da melhor maneira.

7. Melhores resultados para o marketing da escola

Além do corpo docente e discente da escola, é possível acompanhar as ações do setor de marketing. Em tempo real, você tem acesso a informações relacionadas à divulgação da instituição.

É possível saber o número de visitantes da escola, quantas pessoas entram em contato buscando informações, entre outros pontos. Fica mais simples verificar o andamento das metas estabelecidas para o setor de divulgação e o que precisa ser modificado para alcançar os objetivos traçados.

8. Melhora na comunicação com alunos e responsáveis

Ao identificar rapidamente os problemas em diversos setores, a comunicação com os responsáveis pode ser feita imediatamente de forma que não existam contratempos mais críticos. Os informes a respeito de eventos, reuniões, convites e outros avisos podem ser realizados aos alunos e pais quase que instantaneamente.

O gestor escolar web também pode ser utilizado pelos pais para acompanharem o andamento dos seus filhos na escola. É uma inovação que facilita a vida dos responsáveis, que ficam cientes da evolução dos filhos de onde estiverem.

9. Otimização do desempenho dos funcionários

Algumas tarefas poderiam levar bastante tempo para serem realizadas pelos gestores. A vida anda corrida demais e em todos os setores a produtividade é uma questão importante. Um software de gestão escolar online trabalha otimizando o desempenho e facilitando os processos da escola.

Por exemplo, com as informações já inseridas no sistema, fica muito mais fácil buscar os dados e o histórico de notas de um aluno. Com alguns cliques e em alguns segundos, a informação correta é exibida, podendo ser impressa. Muito mais simples para os funcionários, em vez de buscar arquivos antigos de papel.

Essa eficiência traz satisfação tanto para os colaboradores quanto para os responsáveis pelos alunos.

10. Integração de todos os setores e menos retrabalho

Integrar os setores é fundamental para o bom funcionamento da escola. Às vezes, o problema de um aluno pode estar relacionado a questões indiretas, que precisam ser analisadas. Por exemplo, o excesso de notas baixas em determinada matéria pode estar ligado a um problema pedagógico ou simplesmente ao grande número de faltas.

Essas informações podem ser facilmente consultadas e compreendidas por meio do programa de gerenciamento de escolas que funciona em nuvem. Uma visão globalizada ajuda na identificação e correção das falhas em variados processos.

11. Melhora na gestão financeira da escola

Gerir bem o setor financeiro é importante para que a escola se mantenha no mercado. O alto custo das mensalidades pode fazer com que os pais tirem os alunos da escola, o que se mostra prejudicial para a instituição.

Com o controle financeiro adequado, é possível fazer uma análise de custos detalhada e procurar as melhores formas de tornar as mensalidades acessíveis para os pais. É uma iniciativa que gera mais estabilidade para a escola.

12. Mais inovação para a escola

Ser uma instituição inovadora é, sem dúvidas, um diferencial no mercado. Como nem todas as escolas fazem um tipo de marketing focado nas suas inovações, será possível se destacar com os recursos modernos e as diversas facilidades proporcionadas por um software. Os sistemas se harmonizam à realidade de cada instituição.

O foco pode ser convertido nos processos internos para o cliente (nesse caso, alunos e responsáveis), aumentando significativamente a fidelização à escola e diminuindo, por exemplo, o número de evasão escolar.

Quais são os requisitos para implementação de um sistema de gestão escolar?

Para implementar um sistema de gestão escolar, o primeiro passo é planejar. Aqui, é preciso considerar quais serão os impactos causados durante a mudança para um sistema de gestão online, de modo a pensar em maneiras que não tragam problemas ao processo de ensino-aprendizagem. Nesse quesito, é preciso contar com uma parceria especializada, que saberá te ajudar nessa transição da melhor forma possível.

Com o parceiro definido, é o momento de definir quais serão as características personalizadas do seu sistema de gestão escolar — nessa etapa, é importante incluir professores e funcionários: eles saberão suas principais necessidades ao longo do ano letivo e a dos estudantes também.

Por fim, podemos dar início à implementação. Mas não acaba aqui. Agora, é necessário oferecer treinamento a todos os funcionários e professores, além de apresentar o novo sistema para estudantes e responsáveis, explicando as funcionalidades e tirando um tempo para responder dúvidas. Feito isso, é só começar a utilizar o sistema e aproveitar todos os benefícios que ele proporciona.

Vale a pena investir em um sistema de gestão escolar online?

Pode-se afirmar que um investimento em um sistema de gestão escolar online inteligente libera o gestor para perceber de forma mais eficaz quais as formas que mais se encaixam em sua realidade.

O avanço tecnológico aparece com inúmeras possibilidades digitais, que devem ser incorporadas à escola por serem ferramentas facilitadoras. Caso ainda não esteja convencido sobre esses benefícios, pense a respeito das vantagens que a mobilidade oferece a todos os envolvidos.

Hoje em dia, ter acesso a informações, independentemente do lugar de onde esteja, é fundamental para o controle e a organização de qualquer instituição. São muitas as tarefas a serem resolvidas no dia a dia de um gestor escolar. Por isso, com a ajuda de um software de gestão, a escola garante a celeridade em seus processos e muito mais eficiência.

Todos os relatórios podem ser emitidos com apenas alguns cliques e sem burocracia, facilitando o gerenciamento. Essa flexibilidade é mais um ponto positivo para a instituição.

Afinal, com os relatórios de resultados em mãos de forma mais rápida, é possível verificar com mais certeza que é possível fazer economias, oferecer descontos e manter os alunos na escola sempre com as mensalidades em dia.

Como escolher o sistema de gestão escolar online para sua escola?

Se você chegou até aqui, já deve conhecer melhor as vantagens, os ganhos e outros benefícios de ter um sistema de gestão escolar online. Para fazer a escolha certa e tirar o máximo de proveito da sua ferramenta, acompanhe dicas de ouro que vão ajudar você a selecionar o parceiro ideal:

• Pesquise as funcionalidades do sistema: existem muitas opções no mercado. Avalie as alternativas e escolha o sistema que possui os recursos que sua escola realmente precisa;
• Avalie o custo-benefício da solução e se seus recursos atendem toda ou boa parte de sua rotina;
• Considere uma solução escalável e flexível, que pode ser complementada e acompanhar o crescimento da sua instituição;
• Verifique a qualidade do atendimento e como funciona o suporte ao cliente após a implementação;
• Opte por um sistema de gestão escolar online integrado: a ideia é que as diferentes áreas da sua escola estejam conectadas no software para gerar mais produtividade;
• Confira se o software inclui uma versão para o aluno, como um aplicativo ou portal, que possa ser acessada por responsáveis e estudantes.

Como o Proesc pode ajudar?

O Proesc.com é um sistema de gestão escolar online completo e robusto, que integra e facilita as rotinas de instituições de ensino regular.

Com o sistema do Proesc, você consegue realizar a:

• gestão financeira, pedagógica e acadêmica;
• ensino remoto;
• máquina de matrículas;
• portal de pais e alunos.

Assim, sua instituição de ensino pode reduzir a inadimplência em até 50%, trazer 8x mais produtividade pedagógica e diminuir o retrabalho com planilhas e documentos.

Quer saber mais? Acesse nosso site e conheça o sistema de gestão escolar online do Proesc, com tudo que sua escola precisa para ter mais agilidade e praticidade!

Resumindo

O que é um sistema de gestão escolar online?

Um sistema de gestão escolar online é um software acessível pela internet, projetado para apoiar diretores, professores, coordenadores, gestores financeiros, pais e alunos, integrando todos os processos escolares em uma plataforma unificada.

Quais desafios o sistema de gestão escolar online ajuda a resolver?

O sistema ajuda a enfrentar desafios como burocracia excessiva, dificuldade no acompanhamento individualizado dos alunos, falhas de comunicação, pouca captação de novos estudantes, e inadimplência, melhorando a eficiência e organização.

Quais são os benefícios de um sistema de gestão escolar?

Os benefícios incluem aumento da segurança dos dados, redução de custos, gestão online eficiente, otimização do tempo e recursos, redução da inadimplência, melhores resultados no marketing escolar, melhoria na comunicação com alunos e responsáveis, otimização do desempenho dos funcionários, integração dos setores, melhor gestão financeira e inovação na escola.

Quais são os requisitos para implementação de um sistema de gestão escolar?

Planejamento cuidadoso, definição das características personalizadas do sistema, inclusão de professores e funcionários no processo, treinamento adequado, e comunicação clara com estudantes e responsáveis sobre as funcionalidades do novo sistema.