A captação de novos alunos é indispensável para completar todas as turmas da escola. Por isso, uma importante atribuição da gestão escolar é trabalhar para criar processos para a época de matrícula escolar que façam com que a experiência do cliente seja a melhor possível. Durante essa fase, o ideal é fazer com que pais, cuidadores e futuros alunos se sintam confiantes em assinar um contrato de prestação de serviço educacional com você. Apostar na organização das etapas da matrícula escolar é crucial para passar uma boa imagem para as famílias e elevar o número de alunos da sua instituição. Neste artigo, vamos compartilhar com você um checklist com os passos essenciais e necessários para ordenar e planejar a matrícula escolar e ter ótimos resultados no próximo ano letivo. Continue a leitura e saiba como!

Confira um passo a passo de como organizar a matrícula escolar

A matrícula escolar é o processo pelo qual os estudantes se inscrevem e são oficialmente admitidos em uma instituição de ensino. Por isso, é um procedimento fundamental para a organização e gestão escolar, pois permite que a escola tenha conhecimento sobre o número de alunos, suas informações pessoais e dados acadêmicos, além de fornecer as bases legais para a relação entre a instituição, o estudante e seus responsáveis legais. A matrícula escolar geralmente envolve o preenchimento de formulários, apresentação dos documentos necessários e, em alguns casos, a realização de entrevistas ou testes de seleção. É por meio da matrícula escolar que a escola estabelece vínculos formais com o estudante, registrando-o como parte da comunidade escolar e garantindo seu acesso aos serviços educacionais oferecidos pela instituição. Portanto, se está pensando em como organizar a matrícula escolar, elaboramos um checklist com as 10 principais atividades necessárias para que você faça um processo de matrícula de sucesso na sua instituição de ensino. Confira nossas dicas a seguir e veja o que fazer para ter ótimos resultados e surpreender as famílias e novos alunos. Vamos começar?

1. Defina as metas da matrícula

Em primeiro lugar, é importante determinar metas de crescimento para sua escola. Pense em quantos alunos gostaria de ter e como é possível atingir esse número. É importante ressaltar que, ao mesmo tempo, é preciso criar estratégias para captação de novos alunos, deve-se considerar também táticas para reter os estudantes que você já tem. Uma prática comum é oferecer descontos na matrícula ou vantagens para incentivar alunos a fazerem a rematrícula. Outro ponto importante nessa etapa é definir a precificação para as turmas que você oferece.

2. Escolha a equipe para o processo de matrícula escolar

Após determinar as datas de início e fim do processo de matrícula da escola e de avaliar suas expectativas para essa fase, selecione as pessoas que vão fazer parte de sua equipe de matrícula. É essencial saber quem recepcionará as famílias, quem vai lidar com os documentos, quem receberá os pagamentos e outras atribuições. Um detalhe importante: preste atenção aos itens do código de defesa do consumidor.

3. Faça um levantamento sobre os alunos que você já tem

Dedique um tempo para mapear a situação atual da escola. Considerando o ano letivo passado, contabilize:

• o total de alunos ao longo do ano;
• índice de evasão;
• receita total no final do ano;
• número de alunos bolsistas ou que recebem algum tipo de desconto;
• taxa de inadimplência;
• o desconto médio por ano letivo.

Revisar esses dados e os erros e acertos de outros anos letivos podem ajudar você a reavaliar processos e fazer ajustes para a campanha de matrícula atual.

4. Faça um estudo sobre o potencial do mercado

Feito o levantamento, analise o número de alunos da sua escola e seu faturamento em relação a um determinado referencial. Nesse ponto, vale a pena estudar a quantidade de alunos da sua cidade ou região em relação aos alunos matriculados na sua escola. Vale também mapear o número de alunos presentes nos seus principais concorrentes. Isso ajudará você a entender o potencial de captação de novos alunos. Sabendo disso, comece a pensar em argumentos de mercado que podem ser usados como diferencial nesta fase de matrícula escolar.

5. Analise a capacidade da estrutura da escola

Projetar o futuro da sua instituição e pensar em alavancar resultados da matrícula escolar são boas medidas, mas é essencial ter em mente o quanto sua escola pode de fato comportar. Levante a capacidade física de cada sala e a capacidade de crescimento sem que seja necessário abertura de novas turmas. Em seguida, considere qual seria a capacidade estrutural diante de um aumento no número de turmas, mas sem que seja necessário fazer alguma reforma e ampliação física da escola. Caso encontre oportunidades, avalie as possibilidades de ampliação física e como isso seria feito (prazos, custos, etc.). Paralelamente, é importante pensar em cuidar da estrutura presente. Por isso, estude a necessidade de reforma ou benfeitorias de ambientes existentes (banheiros, área externa, secretaria, sala de aula, quadras e etc) e a criação de novos espaços e áreas para a escola (laboratórios, áreas de lazer e etc). Para enriquecer essa etapa, convide três ou quatro pessoas em que você confia e que tenham um olhar crítico e faça um tour pela sua escola. Peça que essas pessoas observem atentamente os espaços e compartilhem com você pontos de oportunidades para melhorar a estética da escola como: sinalização, quadros de avisos, bebedouros, infraestrutura das salas de aulas, quadras, salas de estudo, sala dos professores, secretaria, banheiros e mais.

6. Estabeleça parcerias estratégicas

Para divulgar sua escola e ampliar seu alcance, vale a pena estabelecer parcerias com associações e contratar empresas que possam ajudar na tarefa de trazer mais alunos para sua instituição como:

• meios de comunicação;
• agências de publicidade;
• associações de funcionários.

7. Crie a campanha de marketing escolar

Uma vez feito todo o estudo sobre a situação da escola e seu potencial, é hora de elaborar a campanha de marketing para a matrícula escolar. Faça uma reunião com pessoas importantes da comunidade escolar como coordenadores e alguns docentes e pensem juntos nos pontos fortes e diferenciais da escola. Isso pode ajudar a definir o tom e as mensagens da campanha de publicidade. Ter uma agência de publicidade parceira, como falamos, pode auxiliar você a criar materiais e conteúdos que serão divulgados nas mídias e nas redes sociais.

8. Avalie os contratos dos clientes

Revise os contratos atuais e defina o reajuste de anuidade e os novos planos de pagamentos. Avalie também os convênios existentes para descontos e se vale a pena manter esse relacionamento. Outras estratégias de descontos que devem ser revistas e comunicadas para as famílias são:

• descontos para irmãos;
• descontos para pagamento à vista;
• descontos para pagamentos antes do vencimento.

Uma vez revisado todos esses aspectos, prepare a nova versão do documento para o processo de matrícula escolar.

9. Faça o planejamento pedagógico

Uma importante etapa de preparação para a matrícula escolar é a elaboração do calendário do ano letivo. Afinal, ele contém informações que as famílias vão querer saber logo de início, portanto é essencial tê-las à mão. Esse calendário deve contemplar datas de provas, eventos, atividades extracurriculares, férias, emendas de feriados e outros fatores relevantes. Outros aspectos que também precisam ser apresentados para pais e alunos em uma campanha de matrícula escolar são informações sobre uniformes (preços, onde comprar, itens obrigatórios, etc.), materiais e livros didáticos. Elabore uma lista completa para compartilhar com as famílias.

10. Realize a matrícula escolar

Na época de matrícula escolar, de fato, é imprescindível que a equipe escolhida esteja bem treinada e dominando as principais informações sobre a escola para orientar as famílias. A secretaria, time de recepção, gestão financeira, ou seja, todos os envolvidos precisam estar bem informados sobre o que foi pensado para a campanha e todos os aspectos definidos. Prepare o ambiente de espera para acolher os pais durante a matrícula. Crie um espaço acolhedor e tenha água, café e bombons para as famílias. Outros aspectos essenciais para o conforto como cadeiras, ar condicionado e wi-fi também precisam ser providenciados. Um fator crucial é a limpeza: estabeleça um processo de limpeza do local de atendimento dos pais e tenha certeza de que os banheiros que serão usados estão devidamente limpos. O período de matrícula escolar é um evento importante para uma escola, pois é o momento de recepcionar e acolher novas famílias que podem se juntar à instituição e contribuir para seu crescimento. Por isso, vale a pena se dedicar e planejar cada etapa do processo para que ele seja organizado e bem-sucedido. Nesse ponto, quando o assunto é otimizar processos e fazer com que a experiência do cliente seja ainda mais especial e eficiente, considere contar com a tecnologia e sistemas voltados para a gestão escolar. Softwares qualificados agilizam o atendimento ao cliente e automatizam tarefas, fazendo com que a efetivação da matrícula seja mais rápida e sem erros. Se você quer potencializar os resultados da sua campanha, conheça o sistema da Proesc! Nosso software é especializado em gestão para escolas. Com ele, você tem como organizar a matrícula escolar em menos de cinco minutos, de forma prática e fácil, podendo reduzir em torno de 80% o tempo da efetivação de uma matrícula. Tudo isso de forma online, dando a facilidade na geração do plano de pagamento no ato da matrícula, geração de contratos com agilidade e segurança, assinatura digital de documentos e muitas outras facilidades.  Quer saber mais? Clique aqui para conhecer e fazer uma demonstração do sistema Proesc agora mesmo

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