Para a escola ter uma gestão eficiente, seu orçamento se mantenha sempre positivo e, consequentemente, a instituição apresente plenas condições continuamente, é imprescindível estar atento a uma série de indicadores. E isso é possível por meio da avaliação financeira da escola.

Com tal prática, você pode vislumbrar mais claramente qual é a real situação de sua escola. Essa modalidade de avaliação surge em resposta a certas necessidades internas (quando, por exemplo, é preciso investir na otimização de processos) ou externas (diante do dever de apresentar dados para outras organizações).

Interessou-se pelo assunto? Então continue a leitura deste artigo. Tenha uma boa leitura!

O que é e para que serve a avaliação financeira da escola

A avaliação financeira da escola nada mais é do que uma metodologia de análise que você pode utilizar para ter uma maior compreensão de toda a estrutura econômica e financeira de sua instituição.

É com a ajuda desta ferramenta que os gestores escolares adquirem uma maior capacidade de assimilar todos os índices referentes aos custos e às vantagens alcançáveis a partir de investimentos e melhorias. Há diversas formas de fazer a análise financeira, mas uma das principais e mais completas é com o levantamento de parâmetros econômicos específicos ao contexto do negócio.

Afinal, é com os recursos existentes no caixa da escola que serão efetuadas inúmeras operações. Você pagará despesas, providenciará os valores devidos a possíveis parceiros de negócios, efetivará investimentos, etc.

Por meio das informações obtidas com a avaliação do fluxo de caixa da escola, o controle da saúde financeira se torna mais consistente. Isso propicia o respaldo necessário para o desenvolvimento de metodologias e processos mais eficazes e rentáveis.

Sem contar que os dados contidos na avaliação podem servir como uma forma de fazer prospecções financeiras e, também, de averiguar caracterizações anteriores. Assim, serão detectados possíveis erros, imprecisões ou ineficiências.

Importância das finanças na gestão escolar

A gestão escolar lida diariamente com entradas e saídas no fluxo de caixa da escola. Isso porque, assim como qualquer empresa, as escolas também dependem dos recursos financeiros para sobreviverem.

Essas movimentações financeiras incluem o recebimento de mensalidades, pagamento de funcionários e professores, recursos para melhorar os ambientes da escola, como compra de equipamentos e reparos na instituição.

Tudo isso deve ser muito bem documentado e organizado, de modo que a escola não lide com surpresas ou problemas financeiros devido à má administração do fluxo de caixa. Para isso, existem alguns indicadores financeiros essenciais que devem ser acompanhados pela gestão escolar. Confira a seguir!

Indicadores financeiros para acompanhar as finanças na gestão escolar

Independentemente de qual sistema você escolherá para fazer a análise financeira, não se deve descuidar da tarefa de acompanhar seus indicadores financeiros.

Indicadores de estrutura de capital

Esses indicadores são divididos em três tipos: endividamento geral (recursos próprios do patrimônio líquido) para pagamentos de terceiros, nível de desconto de duplicatas e imobilização de patrimônio líquido.

Liquidez corrente

É obtida a partir de avaliações dos ativos e passivos circulantes. Essas informações são tiradas de elementos como: clientes, estoques, impostos, caixa, despesas, etc. Para calcular a liquidez corrente, utiliza-se a seguinte fórmula:

Ativo Circulante / Passivo Circulante = Liquidez Corrente

Se o valor obtido for maior do que 1, a organização tem condições para arcar com suas despesas. Já se for menor, a escola não tem recursos suficientes para pagá-las.

Liquidez imediata

A liquidez imediata é usada para saber melhor a respeito da situação de determinado empreendimento em um curto espaço de tempo. A fórmula empregada para calculá-la é:

Disponível / Passivo Circulante = Liquidez Imediata

Liquidez seca

A liquidez seca tem como intuito efetuar uma avaliação da obrigação do passivo circulante com relação aos ativos de maior liquidez, excetuando os dados pertinentes ao estoque. Sua fórmula é:

(Ativo Circulante – Estoque) / Passivo Circulante = Liquidez Seca

Liquidez geral

A liquidez geral, por sua vez, serve para evidenciar informações pertinentes à situação da escola em um longo período. Ela está intimamente ligada ao balanço do patrimônio.

Vale a pena ressaltar que a análise da liquidez geral de uma escola deve considerar o estudo e a avaliação de todos os índices e indicadores simultaneamente. A fórmula para calculá-la é:

(Ativo Circulante + Realizável em Longo Prazo) / (Passivo Circulante + Passivo não Circulante) = Liquidez Geral

Inadimplência

A inadimplência é um indicador que deve sempre estar em vista da gestão escolar na hora de fazer a avaliação financeira, considerando que é um dos fatores que mais afetam o fluxo de caixa das instituições de ensino.

Para isso, acompanhe os casos de inadimplência, envie lembretes de pagamento próximo à data de vencimento dos boletos e crie um plano de cobrança que seja eficiente.

Custo fixo

Este indicador é fundamental na avaliação financeira, serve para compreender quais são os gastos fixos da instituição de modo a calcular o orçamento mensal e garantir que não falte dinheiro para o bom funcionamento da escola.

Controle de bolsas, descontos e financiamentos

As bolsas, descontos e financiamentos ofertados pela instituição de ensino devem ser acompanhadas para compreender o que entra e saí do caixa da escola. Assim, é possível assegurar que todos sejam beneficiados e a escola não tenha prejuízos.

Lucro e rentabilidade

O lucro e rentabilidade demonstram a capacidade da escola de gerar receita e se manter financeiramente. Ou seja, é o retorno das matrículas realizadas no período. Alguns indicadores que servem para acompanhar essa métrica são:

• Lucro Líquido;
• Lucro Operacional;
• EBITDA;
• ROA;
• ROE.

Metodologias de avaliação financeira da escola

Para fazer uma avaliação financeira da escola mais aprofundada, completa e precisa, há diferentes possibilidades. A fim de garantir uma maior inteligibilidade das explicações a seguir, utilizamos o conceito de “vendas”.

No que se refere à gestão financeira de uma instituição de ensino, ela deve ser compreendida no sentido apropriado, ou seja, relacionada à captação de novos alunos e ao recebimento de matrículas e mensalidades.

Confira, a seguir, algumas das principais metodologias!

Previsão sobre as vendas e os prazos para recebimentos

Para realizar a previsão sobre as vendas e os prazos para futuros recebimentos, estima-se um período de quatro meses. Nesse caso, deve-se usar todo o contingente de vendas (tanto à vista quanto a prazo) e o tempo estimado para o recebimento desses valores.

Relação de valores a receber de vendas já concretizadas

Nessa relação, devem estar inclusos todos os valores a receber (novamente, tanto à vista quanto a prazo), assim como o grau de risco de inadimplência.

Saldo disponível em caixa

Será verificada, em tempo real, toda a quantidade de dinheiro disponível em caixa. Deve-se, obviamente, considerar todos os recebimentos e pagamentos. Isso inclui o fluxo de movimentação bancária e dos investimentos financeiros.

Prazos para pagamentos e previsão de compras

Os prazos dizem respeito às condições de pagamento oferecidas pelos fornecedores. Por sua vez, a previsão de compras refere-se a uma prospecção sobre aquilo que necessita ser comprado para a escola, sem, no entanto, que haja “sobras”.

Relação de despesas, pagamentos e gastos

Nessa relação, devem constar todos os pagamentos já efetuados. Deve-se contar também aqueles que ainda serão feitos, seja para fornecedores ou outras modalidades de compromissos e obrigações. Existem, basicamente, 3 metodologias utilizáveis:

• avaliação intrínseca: análise exclusiva de dados qualitativos internos;
• avaliação por índice-padrão: comparação do índice da organização com um índice-padrão. Esse, por sua vez, pode ser determinado a partir de diferentes elementos conforme as necessidades da escola e suas demandas específicas. Tais demandas são concorrência, cenário econômico e objetivos estratégicos;
• comparação temporal: avaliação dos dados da escola no decorrer de períodos sequenciais.

Não é possível pensar no desenvolvimento da escola, na qualidade do ensino oferecido e em boas condições de trabalho para professores e demais colaboradores sem uma gestão eficiente. 

Mais do que uma necessidade, a avaliação financeira da escola configura-se, portanto, como um importante diferencial qualitativo para a sua escola.

Como um sistema de gestão escolar pode ajudar?

Um sistema de gestão escolar permite que a escola tenha acesso a funcionalidades específicas para automatizar o fluxo de caixa, cobranças, recebimentos de mensalidades e muito mais. Mas, para isso, é preciso contar com uma parceria confiável, como o Proesc.

Com o Proesc, sua escola conta com acompanhamento em tempo real da saúde financeira, envio lembretes automáticos de pagamento e cobrança e mais segurança, com o registro de todas as transações financeiras da instituição de ensino.

Assim, é possível acompanhar diversos aspectos financeiros da escola, permitindo uma gestão financeira completa e detalhada, incluindo:

gestão do fluxo de caixa, tesouraria, reajuste das mensalidades escolares, pagamentos de mensalidades escolares, de contratos escolares e contas a pagar da escola;

• integração bancária com baixa automática de pagamentos;
• impressão de carnê de pagamentos escolares;
• cobrança de mensalidades escolares;
• relatórios financeiros da escola;
• negociação de débitos escolares;
• controle financeiro.

Aproveite todos os benefícios do sistema de gestão escolar do Proesc. Entre em contato para saber mais sobre nosso sistema de gestão financeira para escolas!

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